Conservazione digitale, come funziona e quali le novità?
Per conservazione digitale si intende il processo rigorosamente normato relativo alla conservazione di documenti in formato digitale, che consente nei casi previsti dalle direttive di distruggere l’originale cartaceo o di non stamparlo.
La conservazione digitale della documentazione garantisce:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità dei documenti
L’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha emanato le nuove direttive riguardanti la conservazione digitale, alle quali le aziende dovranno adeguarsi entro il 31 dicembre 2021.
Le nuove linee guida puntano a disciplinare natura e funzione del sistema di conservazione, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, offrendo inoltre una descrizione particolareggiata dell’intero processo.
In questo contributo approfondiremo il tema della conservazione digitale e le modifiche che interessano il ruolo del responsabile.
Cos’è la conservazione digitale
Conservazione digitale si riferisce dunque alla procedura di sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente in formato digitale.
Affinché la versione digitale acquisisca valenza legale di forma, contenuto e tempo è necessaria la presenza di:
- una firma digitale: firma elettronica attribuita ai documenti informatici, equivalente alla firma tradizionale apposta sui documenti cartacei
- una marca temporale: insieme di caratteri indicanti data e/o orario fedeli all’effettivo avvenimento dell’attività/evento
La presenza dei due elementi permette di mantenere inalterati nel tempo i seguenti requisiti:
- Immodificabilità
- Autenticità
- Reperibilità
- Valore legale
- Sicurezza
- Leggibilità
- Integrità dei documenti conservati
La conservazione digitale non deve essere confusa con l’archiviazione documentale. Tra i due processi esiste un’evidente differenza:
- Archiviazione documentale: memorizzazione di un documento digitale o scansionato su un supporto specifico (sistema documentale o CD).
- Conservazione digitale: sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale, inclusi i documenti originariamente cartacei. Un processo, dunque, postumo rispetto all’eventuale archiviazione: solo dopo aver eseguito la procedura di conservazione digitale è consentito liberarsi dei documenti in versione cartacea.
Tempi di conservazione documenti
Attraverso la risoluzione 9/E del 29 gennaio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che la conservazione digitale deve essere eseguita entro il terzo mese successivo alla presentazione delle dichiarazioni annuali.
In pratica, il termine per procedere alla conservazione dei documenti informatici coincide con la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.
In particolare, l’Agenzia delle Entrate specifica che per individuare il termine dei suddetti tre mesi per conservazione sostitutiva obbligatoria, è necessario fare riferimento all’anno di produzione e trasmissione del documento.
Quali documenti è necessario conservare digitalmente?
I seguenti documenti possono essere conservati in modalità digitale:
- Libro giornale e libro degli inventari
- Scritture ausiliari in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
- Scritture ausiliarie e di magazzino
- Registro dei beni ammortizzabili
- Registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
- Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
- Modelli di pagamento (F23 e F24)
- Libri sociali
- Bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
- Relazioni sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
- Fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
- Ricevute fiscali e scontrini fiscali
- Documenti di trasporto
- Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
- Documenti del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
- Libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
- Fattura elettronica PA attiva
- Fattura elettronica PA passiva
- Notifica fattura elettronica PA attiva
- Notifica fattura elettronica PA passiva
- Contratto
- Deliberazione di giunta e di consiglio
- Determinazione dirigenziale
- Registro giornaliero di protocollo
- Fascicolo elettorale elettronico
- Documento protocollato
Chi è il Responsabile della Conservazione dei dati
Le nuove linee guida sottolineano l’importanza strategica del ruolo del Responsabile della Conservazione. Diversamente dalle precedenti indicazioni, tale figura nella pubblica amministrazione deve essere inserita nell’organigramma, identificabile dunque come responsabile o funzionario interno formalmente incaricato e con adeguate competenze in ambito legale, informatico e archivistico.
Per i soggetti privati, il Responsabile della Conservazione può essere un soggetto esterno all’azienda, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e provvisto delle necessarie competenze.
Il Responsabile della Conservazione, sia interno che esterno, ha precise responsabilità civilistiche. In altre parole tale figura è responsabile della gestione dei flussi informativi e documentali (in entrata e in uscita), garantisce il corretto svolgimento dell’iter di conservazione apponendo la propria firma digitale e la marca temporale sul documento oggetto di conservazione. Inoltre è titolare del manuale della conservazione.
Dal 1° gennaio 2022 non basterà più designare sulla carta un Responsabile della Conservazione, perché le attività di controllo connesse a tale ruolo prevedono la responsabilità giuridica del garante.
Metadati dei documenti digitali: qual è il loro ruolo?
I metadati sono informazioni aggiuntive, create postume al documento, connesse alla risorsa digitale e che riportano dettagli sul formato, struttura, fruizione, cronologia e modifiche effettuate sulla risorsa stessa. Una delle novità del nuovo anno riguarda proprio i metadati da associare ai documenti conservati digitalmente: le nuove direttive aumentano il numero e la tipologia di metadati utilizzati per indicizzare, identificare e ricercare i documenti salvati in un sistema di conservazione.
L’allegato 5 delle Linee Guida AGID riferisce che relativamente ai metadati vengono presentate molte nuove informazioni, per la maggior parte obbligatorie, da inserire in un file dedicato allegato al documento digitalizzato in tutti i casi in cui questo venga elaborato da un sistema gestionale. Più nello specifico, nell’allegato si fa riferimento a informazioni inerenti alla pratiche elaborate dalla PA (protocollo, registro etc…), dunque distanti dalla gestione di documenti a carattere privato (dichiarazione dei redditi, scritture contabili e fatture elettroniche).
Benefici della conservazione digitale
I benefici della conservazione digitale sono notevoli in termini di efficienza gestionale e riduzione di tempi e costi.
La conservazione documenti aziendali apporta numerosi vantaggi, tra cui:
- Facilità di reperimento di documenti e informazioni
- Gestione efficiente e moderna
- Processi documentali sempre sotto controllo
- Costi diretti e indiretti minori
- Riduzione degli spazi riservati agli archivi
- Ottimizzazione delle risorse e del personale
- Miglior organizzazione in caso di visite ispettive
Quali sono i formati in cui bisogna conservare i documenti?
La normativa sulla archiviazione documenti è in continua evoluzione, per questo motivo è sempre bene aggiornarsi riguardo ai formati standard della conservazione digitale.
Al momento i formati ammessi per la conservazione a norma sono i seguenti:
- PDF – PDF/A
- TIFF
- JPG
- Office Open XML (OOXML)
- Open Document Format
- XML
- TXT
- Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Conservazione documenti digitali normativa: le novità
Finora le norme di riferimento della conservazione digitale erano disciplinate dal:
- Codice dell’amministrazione digitale (art.71)
- DPCM 13 novembre 2014: regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici
- DPCM 3 dicembre 2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione
Dal 1 gennaio 2022 sono entrate in vigore nuove linee guida AGID riguardo l’archiviazione digitale dei documenti, che si presentano come una versione aggiornata delle regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti digitali.
In particolare, la nuova normativa sull’archiviazione dei documenti sarà obbligatoria per:
- tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane
- tutti i soggetti privati che trattano documenti informatici
Inoltre, ai sensi dell’art. 71 del CAD, avranno carattere vincolante e assumono una valenza erga omnes.
Nello specifico, al fine di adeguarsi alle nuove norme le PA e i soggetti privati dovranno:
- nominare il Responsabile della Conservazione, che si occuperà di realizzare il Manuale di conservazione, aggiornandolo in modo puntuale e continuativo in base a eventuali cambiamenti di natura normativa, organizzativa o procedurale;
- attrezzarsi di un proprio Manuale di Conservazione, in cui annotare tutti i dati e le informazioni relative all’organizzazione, ai processi, alle infrastrutture utilizzate e alle attività svolte;
- nominare una nuova figura Titolare dell’oggetto della conservazione (o soggetto detentore dell’Archivio);
- occuparsi di tutte le attività di selezione e scarto dei documenti informatici;
- redigere e rinnovare il Manuale di Gestione documentale.
Gli allegati alle linee guida riguardano:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati dei file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati
Conclusioni
La conservazione digitale dei documenti riveste un ruolo fondamentale soprattutto nell’ambito della fatturazione elettronica, riducendo notevolmente tempi e spazi di gestione dei documenti oltre a garantire e proteggere i dati nel tempo. Un’azienda che si avvale di processi moderni e innovativi come la conservazione digitale è maggiormente competitiva sul mercato e offre un’immagine di efficienza e modernità operativa.
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