Fattura elettronica passiva: caratteristiche e gestione
Codice fiscale di un’azienda serve a identificare precisamente l’organizzazione in questione evitando il rischio di errori causati da omonimia.
Le novità in tema di fatturazione elettronica devono essere recepite e attuate nei tempi previsti dalla normativa, altrimenti si rischia di non essere in regola con il fisco.
La fatturazione elettronica, obbligatoria già dal 2019, si divide in attiva e passiva. Si tratta di due gestioni che comprendono le operazioni effettuate tra fornitori, aziende e clienti. I termini “attiva/passiva” corrispondono alle modalità di emissione e ricezione del documento elettronico. In questo articolo tratteremo nello specifico il tema della fattura elettronica passiva: differenze con quella attiva, le modalità di gestione e conservazione dei documenti elettronici.
Indice
Fatture passive cosa sono?
Le fatture passive sono tutte quelle fatture emesse dal fornitore nei confronti di un’azienda o di un professionista per l’acquisto di beni o servizi.
Si definisce passiva perché l’azienda riceve, verifica e archivia la fattura.
A titolo di esempio di fattura passiva citiamo il caso di un acquisto di materie prime necessarie all’azienda X per poter lavorare il prodotto finale destinato alla vendita, il fornitore del bene primario emette fattura. L’azienda X riceve la fattura da pagare, denominata appunto passiva, e provvede alla sua gestione come da normativa.
Fatturazione attiva e passiva le differenze
Fatturazione attiva e passiva sono due fasi gestionali molto importanti del business aziendale. Le differenze sono tutte comprese nella terminologia che determina chi emette la fattura e chi la riceve.
Vediamo di seguito in cosa differiscono le due modalità di fatturazione:
- Fatturazione attiva: riguarda tutte le fatture emesse verso il cliente finale che apportano un introito di natura economica. Di fatto questo processo include tutte le operazioni di vendita di beni o servizi.
- Fatturazione passiva: concerne tutte le fatture emesse dai fornitori verso l’azienda o il professionista. Questo processo, diversamente da quello attivo, genera un debito. Le fatture passive sono formalmente uguali a quelli attive, cambia solo il destinatario.
Fattura elettronica passiva
Già dal 2019 la normativa prevede che anche per il B2B la fatturazione avvenga in modalità elettronica, in modo da poter essere smistata dal Sistema di Interscambio (SdI) e inviata al destinatario. Anche per le fatture elettroniche passive il formato richiesto dall’AdE per l’invio e la ricezione da parte del SdI è l’eXtensible Markup Language (Xml).
Come gestire e conservare le fatture elettroniche passive?
Le fatture elettroniche passive devono essere correttamente conservate per almeno 10 anni (come quelle attive). Una gestione ottimale di questi documenti evita inadempienze nei pagamenti, perdite ed errori nei calcoli delle imposte dovute.
Se annualmente il numero di fatture elettroniche passive da gestire è limitato, l’archiviazione può essere effettuata attraverso il programma messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Per aziende con maggiori volumi di ricezione di fatture elettroniche passive è bene utilizzare un software gestionale che permetta di ottimizzare i tempi di lavoro e organizzare l’amministrazione in modo sicuro e sempre aggiornato.
Data Cash è il software di Telnet Data che semplifica la contabilità e l’archiviazione delle fatture. Uno strumento di lavoro completo e intuitivo che permette la piena gestione dell’attività da tablet e smartphone, anche in presenza di più punti vendita.
Conclusioni
La gestione documentale di un’azienda è un compito delicato e impegnativo: ricezione ed emissione delle fatture elettroniche, verifiche contabili e archiviazione sono operazioni lunghe e complesse. Errori o sviste nella compilazione o nei pagamenti possono avere pesanti ripercussioni economiche.
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