Come adottare lo Smart Working in modo efficace

by Telnet Data

smart working efficace

Che lo smart working sia sulla bocca di tutti in questi giorni di quarantena a seguito del Coronavirus è un dato di fatto. L’emergenza che stiamo vivendo ha fatto sì che un numero sempre maggiore di aziende si orientino verso questa nuova forma di lavoro. Lo smart working non rappresenta più una modalità di lavoro di alcune attività all’avanguardia, ma ormai è diventato per molti l’unica soluzione per poter proseguire a lavorare limitando il contatto con altre persone e garantendo allo stesso tempo la continuità alla propria azienda.

Ma quanti lo stanno facendo nel modo giusto?

Quante aziende sanno esattamente come strutturare correttamente un gestione delle attività secondo i principi del lavoro agile?

Cos’è lo Smart Working

Lo smart working è una forma di lavoro alternativa a quella che tradizionalmente tutti noi conosciamo, dove assumono maggiore importanza aspetti come la fiducia e la responsabilizzazione dei lavoratori. Questo perché viene data maggiore autonomia ai dipendenti, i quali possono gestire con più libertà la propria giornata lavorativa purché raggiungano gli obiettivi prefissati.

In questo contesto di novità e cambiamento, è naturale che non si possa stravolgere anni di lavoro secondo determinate modalità da un giorno all’altro. Questo vale sia per le imprese ma anche per i lavoratori.

Molti sono i dipendenti che si sono ritrovati costretti a “restare a casa” e a iniziare a svolgere le proprie mansioni in modo diverso da un giorno all’altro. Per le aziende che in passato avevano già sperimentato questa forma di lavoro è stato più semplice rispetto agli altri, in quanto avevano già acquisito le competenze e gli strumenti per poter operare da remoto e sapevano come istruire i propri colleghi. Per tutte le altre realtà questo cambiamento ha comportato un grande stress e una sfida difficile da superare. C’è chi ha forzato i dipendenti a continuare a lavorare in azienda e chi invece ha deciso di sospendere le attività in quanto incapaci di gestire le proprie risorse da remoto. Altri invece hanno deciso di improvvisare, richiedendo di lavorare da casa, anche senza avere la cultura e gli strumenti necessari per farlo.

Come funziona lo Smart Working

I punti cardine per riorganizzare la propria attività secondo il lavoro agile possono essere riassunti in: obiettivi, comunicazione, coordinazione, coinvolgimento e revisione.

Alla base dello smart working vi è l’incremento delle responsabilità dei dipendenti, i quali sono chiamati a svolgere con maggiore autonomia le proprie mansioni. È proprio in questo contesto che diventa fondamentale una partecipazione attiva dei responsabili aziendali, in modo da definire obiettivi chiari affinché i lavoratori sappiano quali sono i traguardi da raggiungere. Solamente alla luce di obiettivi precisi e piccoli step per il loro conseguimento è possibile misurare le performance e valutare l’operato svolto.

Allo stesso modo la comunicazione diventa fondamentale, risulta essenziale dotarsi di canali di comunicazione bidirezionali in modo da inviare e recepire le informazioni di tutti i soggetti coinvolti. Grazie alla diffusione degli strumenti digitali e al potenziamento della rete Internet è sempre più facile dare avvio a videoconferenze e meeting dove confrontarsi e aggiornarsi costantemente, in modo da mantenere viva la comunicazioni tra i dipendenti e i membri dei team di lavoro.

Parallelamente, il ruolo di coordinatori e project manager acquisisce sempre più importanza, in quanto è proprio nello smart working che risulta cruciale saper organizzare e pianificare correttamente le attività nel corso delle settimane lavorative. Ritrovandosi a lavorare di punto in bianco da remoto, molti si sentono disorientanti e non sanno quale lavoro svolgere prima. È proprio qui che una dashboard dei “compiti della settimana” può fare la differenza, guidando i dipendenti nel proprio lavoro.

La possibilità di accedere a spazi di video conferenza deve anche permettere a tutti di poter partecipare attivamente a quelle che sono le tematiche dell’incontro, in modo da invitare tutti a portare il proprio contributo alle varie scelte e tematiche, aumentando la consapevolezza di appartenere ad un’organizzazione aziendale e riducendo quel senso di distanza che risulta inevitabile in situazioni di lavoro da remoto.

Infine, altro aspetto di fondamentale importanza è rappresentato dalla revisione dell’operato dei vari dipendenti. Se da un lato lo smart working promuove una maggiore autonomia del lavoratore, dall’altro lato risulta importante dotarsi di strumenti di revisione dell’operato svolto. Questo non va inteso come la necessità di dotarsi di ferrei controllori che verifichino l’operato di tutti, ma bensì come un nuovo modo di lavorare, definendo compiti con scadenze e richiedendo periodici report di aggiornamento su quanto svolto.

Strumenti per lo Smart Working

Differenti sono i software e le app a supporto della aziende per condurre la propria attività in smart working.

Ad esempio per lo svolgimento di videoconferenze e meeting online si possono utilizzare soluzioni di vario genere a seconda delle necessità, tra i programmi più diffusi troviamo Teams di Microsoft e Zoom. Tramite questi software è possibile mettere in contatto simultaneamente diverse decine di persone all’interno di un’unica room dove i vari interlocutori possono condurre in tutta tranquillità una riunione, mostrando slide, condividendo il proprio desktop e consentendo a tutti di partecipare attivamente alla conversazione.

Tra i vari programmi disponibili sul web vi sono diverse soluzioni adatte alla gestione delle attività lavorative, sia per la gestione di progetti complessi che di attività più semplici. Uno di questi è Trello, il quale permette di creare delle comode dashboard all’interno delle quali è possibile inserire liste di task da completare, dove per ogni task è possibile definire diversi gradi di priorità e scadenze da rispettare. Si tratta di una soluzione semplice e intuitiva che può aiutare a gestire al meglio i compiti che i propri dipendenti devono svolgere, in più può essere anche un comodo strumento per gli stessi responsabili per comprendere lo stato dell’avanzamento dei lavori.

Basandosi lo smart working su una maggiore autonomia dei dipendenti, risulta importante per l’azienda avere dei report di dettaglio sulle attività svolte nel corso dei vari giorni. Tra le varie proposte software disponibili una molto semplice da utilizzare è MyHours. Si tratta di un programma disponibile sul web dove i vari dipendenti possono tenere traccia delle differenti attività svolte e delle ore dedicate a ciascuna di esse. Ulteriore comodità è data dalla possibilità di poter esportare queste informazioni in formato pdf, in modo da consegnare ai responsabili aziendali il dettaglio di quanto svolto.

Altro accorgimento che può essere adottato, in particolare nelle realtà in cui è comunque richiesto lo svolgimento della prestazione lavorativa in determinate fasce orarie, è quello di consentire ai propri dipendenti di effettuare la timbratura del cartellino anche da remoto. Per ovviare a questa necessità è possibile adottare una soluzione come quella realizzata da Telnet Data, caratterizzata dall’app Data Working e un gestionale in cloud per consentire ai responsabili aziendali di verificare le ore lavorate. E’ sufficiente effettuare una breve configurazione del gestionale in cloud, dopodiché i dipendenti possono scaricare l’app sul proprio smartphone e iniziare a lavorare da remoto.

Gestionale Telnet Data per la rilevazione delle presenze in cloud

Se anche tu hai bisogno di far timbrare ai tuoi dipendenti il cartellino durante le ore di smart working, affidati alla nostra soluzione per rilevare le ore di lavoro da smartphone e gestire il personale in cloud: app Data Working e gestionale Telnet Data.

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