Piano ferie dipendenti: come gestirlo al meglio
Organizzare il piano ferie dei propri dipendenti può essere complicato se non si utilizzano i sistemi corretti. Scopriamo insieme quali sono.
L’elaborazione del piano ferie dei dipendenti è uno dei processi gestionali più delicati e complessi dell’organizzazione generale del personale.
La pianificazione infatti deve rispettare la normativa stabilita dagli articoli di legge. Nello specifico deve tenere conto delle clausole dei contratti di lavoro, nonché dei picchi stagionali, delle richieste dei singoli e della perequazione di assegnazione.
I maggiori contrasti tra dipendenti e vertici aziendali riguardano di fatto proprio le ferie.
La situazione contingente del momento inoltre rende ancor più difficile la programmazione. Molti collaboratori purtroppo sono costretti a periodi di isolamento fiduciario o permessi per tamponi che rimettono in discussione tutta l’impostazione dell’assegnazione.
Insomma la gestione del piano ferie dei dipendenti è un’operazione complessa. Non può prescindere da diritti dei dipendenti e dagli obblighi del datore di lavoro e deve collimare con la produttività aziendale.
Indice
Diritto alle ferie, cosa prevede la legge
La legge norma il diritto alle ferie dei dipendenti e gli obblighi del datore di lavoro in merito. È fondamentale conoscere e applicare la normativa ferie per evitare di incorrere in sanzioni amministrative e vertenze. Il diritto alle ferie è regolato dall’articolo 36 della Costituzione italiana:
“Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”.
Più nello specifico, l’art. 2109 del Codice Civile recita:
“[Il lavoratore] ha anche diritto a un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro. La durata di tale periodo è stabilita dalla legge [dalle norme corporative], dagli usi o secondo equità”.
L’art. 10 del D.Lgs. n. 66/2003 regolamenta la durata minima del periodo di ferie:
“Fermo restando quanto previsto dall’articolo 2109 del Codice Civile, il prestatore di lavoro ha diritto a un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. I contratti collettivi di lavoro possono stabilire condizioni di miglior favore”.
A integrazione di quanto detto finora, metà della spettanza delle ferie deve essere fruita nello stesso anno in cui vengono maturate e, su richiesta dell’interessato, in maniera continuativa. Le rimanenti 2 settimane possono essere godute entro 18 mesi dalla maturazione.
In alcune realtà lavorative il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) può prevedere condizioni più vantaggiose per i lavoratori: aumento del numero dei giorni di ferie previsti per legge o maturazione di ulteriori giorni in base alle liste di anzianità aziendale.
La revoca delle ferie accordate al lavoratore è contemplata solo per gravi ed eccezionali motivi, non previsti né prevedibili. In tali condizioni di estrema necessità non è dovuto alcun risarcimento da parte dell’azienda per eventuali spese di prenotazione vacanze sostenute dal prestatore di lavoro. Il periodo di ferie non goduto può essere spostato all’anno successivo.
Come maturano le ferie?
Sulla base della già citata Legge n. 66/2003 della Costituzione italiana, la durata delle ferie per ogni dipendente è di 4 settimane. Ogni lavoratore ha il diritto imprescindibile di usufruire delle ferie senza rinunciarvi.
Di conseguenza, la maturazione delle ferie è direttamente collegata alla durata dell’occupazione nel posto di lavoro. Nello specifico, le ferie maturano in dodicesimi in relazione ai mesi di servizio di prestato.
Il lavoratore matura le ferie anche durante periodi di assenza come:
- malattia
- maternità o paternità
- congedo matrimoniale
- infortunio
- permessi lavorativi Legge 104
Questi esempi sono riconosciuti di pari valore al lavoro nella maturazione delle ferie.
Invece, il servizio di leva, lo sciopero, le assenze non giustificate, la sospensione per cassa integrazione non rientrano nei requisiti.
Le ferie maturano e crescono per ogni dipendente sulla base dei mesi lavorati in azienda e sta al dipendente informarsi sull’ammontare delle ore o giorni maturati e di cui può pertanto beneficiare.
Nel caso di lavoro part-time, il numero minimo di giorni di ferie deve essere ricalcolato, soprattutto per il part-time verticale, ovvero quella modalità lavorativa di chi è occupato per giorni determinati nel corso della settimana.
Per tenere sott’occhio la personale situazione è fondamentale cercare nel cedolino paga a parte dove è indicato il valore delle ferie maturate, quelle già utilizzate e quelle ancora da usufruire.
Chi decide il piano ferie?
La decisione finale su quanti giorni di ferie e in quale periodo compete al datore di lavoro, chiamato non solo a tener conto delle esigenze aziendali, ma anche dei bisogni personali del lavoratore.
Il Ministero del Lavoro con la circolare n° 8/2005 ha redatto un piano su come vanno fruiti i periodi di ferie:
- 2 settimane da fare entro il 31 dicembre l’anno di maturazione, anche in maniera continuativa. La modalità delle 2 settimane continuative prende anche il nome di ferie estive. E quando la richiesta nasce dal dipendente è consigliabile comunicare con largo anticipo all’azienda.
- 2 settimane da completare in modo alternato entro i 18 mesi successivi l’anno di maturazione;
- se ci sono ulteriori giorni di ferie previsti dal CCNL, anch’essi possono essere utilizzati in modo dilazionato.
Quanto ai contratti collettivi che possono superare la somma totale ferie superiore a quello minimo per legge, i giorni di ferie eccedenti le 4 settimane devono essere utilizzati nel termine indicato nel contratto stesso.
Il dipendente perciò non può decidere il periodo di riposo senza trovare il giusto compromesso che rispetti le esigenze a livello aziendale.
Se il dipendente ha formulato la richiesta di ferie seguendo i principi di correttezza e rispetto, il datore di lavoro per quanto possibile e non avendo vincoli normativi cerca di comunicare in tempo utile il periodo di riposo in modo tale da agevolare il lavoratore nell’organizzazione e programmazione.
Quali sono i sistemi usati per programmare le ferie dei dipendenti?
Il datore di lavoro ha il compito di programmare il piano ferie dei dipendenti, ottemperando alla normativa di riferimento e cercando allo stesso tempo il giusto compromesso tra richieste dei lavoratori e attività aziendali.
La strategia di programmazione può variare in base alla grandezza dell’azienda e quindi al numero di dipendenti, ma anche in base alle esigenze di mercato: imprese piccole e medie necessitano di maggiore flessibilità per competere nel business.
I metodi più usati per pianificare le ferie sono:
- Sistema cartaceo
- Piano ferie Excel
- Software per la gestione ferie
Sistema cartaceo
Il prospetto ferie elaborato a mano con carta e penna è un metodo tradizionale che viene ancora largamente usato, ma riguarda soprattutto piccole realtà imprenditoriali. Questo sistema ha il vantaggio di essere molto semplice e alla portata di tutti.
È sufficiente creare una tabella dove nella prima colonna vengono inseriti i nomi dei dipendenti, mentre nella prima riga i giorni di ogni mese. Il datore di lavoro dovrà porre una X in concomitanza del giorno di ferie assegnato a ciascun lavoratore.
Semplicità però non è sempre sinonimo di efficienza. Il sistema cartaceo infatti si presta a un rischio maggiore di errori rispetto ai metodi più evoluti. Il datore di lavoro dovrà fare i calcoli delle ferie godute e della spettanza residua, inoltre ogni variazione del piano dovrà essere cancellata e sovrascritta aumentando così il margine di errore.
Piano ferie con Excel
Per realtà aziendali più importanti, che prevedono un maggior numero di dipendenti e dunque una pianificazione ferie più articolata, il programma Microsoft Excel o similari rappresentano una buona soluzione.
Excel è un foglio elettronico pratico e versatile che permette di inserire parametri gestionali in grado di calcolare automaticamente i giorni di ferie maturati, assegnati e residui di ogni lavoratore. Massima attenzione deve essere posta nell’inserimento delle regole e delle formule di calcolo, perché la minima disattenzione compromette tutta la programmazione ferie.
Il foglio Excel inoltre può essere facilmente condiviso con tutti i dipendenti in un’ottica di perequazione, efficienza e trasparenza gestionale. La condivisione però non è priva di rischi, poiché più persone si interfacciano con lo stesso file, maggiori sono le possibilità che vengano involontariamente modificate quelle variabili che vanno a impattare sull’intero prospetto.
Software per la gestione ferie
Gli strumenti più all’avanguardia e più efficaci per la programmazione ferie dei dipendenti sono i software gestionali, programmi specifici per l’organizzazione complessiva delle risorse umane. I grandi vantaggi di questo sistema sono:
- Semplificazione della pianificazione ferie
- Abbattimento del margine di errore
- Visione globale della disponibilità del personale in tempo reale
- Report e analisi automatici
- Cronologia e registro delle ferie dei dipendenti
Il software per il piano ferie è un mezzo potente in grado di agevolare il lavoro e la gestione affidate al dipartimento di Human Resources di ogni azienda, facilita la programmazione e anticipa le problematiche consentendo sempre alti livelli produttivi.
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Conclusioni
Il capitale umano è il punto di forza di ogni azienda. L’ottimizzazione della gestione operativa e l’accoglimento delle richieste ferie apportano beneficio alla produttività e ai dipendenti.
Sebbene i metodi cartacei o il programma Excel siano ancora in uso in molte realtà, l’acquisizione di un software gestionale è la scelta migliore per risparmiare tempo ottenendo risultati sicuri e soddisfacenti per l’azienda e i lavoratori, indipendentemente dalle dimensioni dell’impresa.
Data Working, il software di gestione dei dipendenti
Data Working è il software realizzato da Telnet Data per la gestione completa delle attività dei dipendenti: dalla timbratura dei cartellini sia fisica che tramite app, alla gestione delle ore lavorate, dei permessi, delle ferie ecc.
Grazie a Data Working si possono gestire le ferie dei dipendenti in modo rapido con pochi click.
Dopo aver inserito l’anagrafica del dipendente si provvede alla gestione del cartellino, selezionando la data in cui andranno inserite le ferie.
Cliccando su Inserisci giustificativo, si procederà in seguito a inserire la tipologia di giustificativo (ferie), le ore effettive di permesso e le eventuali note.
Cliccando su Salva, ecco che viene creato il giustificativo per le ferie del dipendente.
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