Smart working: un passo in avanti verso l’evoluzione digitale
A seguito degli avvenimenti che si stanno verificando in questi primi mesi del 2020, il tema dello smart working si sta propagando sulla bocca di tutti. Ma di cosa si tratta veramente?
Indice
Il documento riporta tutte le informazioni contabili necessarie a posizionare correttamente l’azienda dal punto di vista patrimoniale e può essere consultabile da chiunque abbia necessità.
Molti sono i dubbi e i quesiti inerenti all’argomento.
Cos'è lo smart working
Il termine smart working, definito anche come lavoro agile, è una modalità di svolgimento della propria attività lavorativa differente dalla tradizionale concezione che tutti noi abbiamo.
Lo smart working prevede che il lavoratore possa adempiere alle proprie responsabilità da una postazione e in un orario lavorativo diversi da quelli aziendali. Oltre a questa differenza, intesa in termini di spazio e tempo, cambiano anche quelle che sono le metriche di valutazione, dove diventano sempre più importanti i risultati e gli obiettivi.
Come nasce lo smart working
Questa tipologia di lavoro trova una definizione esaustiva ed aggiornata nella Legge n. 81/2017, dove vengono illustrate le principali caratteristiche e casi di applicazione.
Scendendo nel dettaglio, la Legge 81 del 2017, stabilisce che i lavoratori “agili” godono degli stessi diritti dei lavoratori subordinati, garantendo quindi parità di trattamento economico e normativo. Sono quindi previste le medesime tutele in ambito lavorativo, quali malattia, infortunio, nonché i medesimi diritti di riposo, permessi e ferie.
Dal 15 novembre del 2017, lo Stato italiano ha messo a disposizione dei datori di lavoro una piattaforma online accessibile dal portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, dove poter inviare le richieste di smart working definite tra lavoratori e datori.
Le richieste dovranno riportare informazioni salienti in merito al rapporto di lavoro quali: dati del datore e del lavoratore, tipologia di lavoro agile (a tempo determinato o indeterminato) e della durata dell’utilizzo di questa modalità di lavoro.
Quali sono i cambiamenti portati dallo smart working?
Come si può ben capire, questo importante strumento messo a disposizione dei datori rappresenta una nuova tipologia di lavoro non sempre ben vista dalle imprese che hanno una cultura organizzativa fortemente orientata agli approcci del passato.
Lo smart working rappresenta un vero e proprio cambiamento del modo di lavorare, dove il dipendente viene valutato sulla base del conseguimento di risultati e obiettivi più concreti.
In un’attività di lavoro agile, aspetti quali orari di lavoro e controllo diretto da parte del datore o di un supervisore diventano relativi, mentre il contributo della risorsa si scandisce su cicli e fasi lavorative caratterizzate da scadenze precise.
Si passa quindi a operare sulla base di progetti e obiettivi definiti dall’azienda i quali, una volta raggiunti, porteranno alla definizione di nuovi obiettivi.
Benefici del lavoro agile
Alla luce di questo cambiamento culturale, le imprese devono comprendere se questa nuova modalità di lavoro è la soluzione adatta per la loro attività. Lo smart working permette al lavoratore di operare con una maggiore consapevolezza di sé e del suo contributo al risultato aziendale.
La concessione di maggior flessibilità, in termini di orari e spazi di lavoro, concedono al dipendente un elevato grado di autogestione, permettendogli di organizzare il proprio lavoro come meglio crede.
Questo da un lato dà al lavoratore una grande responsabilità, in quanto unico responsabile del proprio operato, dall’altro lato dà maggiore autonomia che, nella maggior parte dei casi, porta al raggiungimento di performance migliori, incrementando la soddisfazione del lavoratore e il suo benessere all’interno dell’azienda.
Allo stesso modo l’impresa è in grado di fronteggiare al meglio imprevisti e situazioni che normalmente porterebbero alla sospensione dell’attività lavorativa, dai casi estremi (epidemie) a contrattempi più banali (sciopero dei mezzi pubblici).
Tramite il lavoro agile un’azienda è in grado di continuare il naturale svolgimento delle attività lavorative in situazioni particolari, grazie alla sua elevata flessibilità e rapidità di risposta a situazioni impreviste.
Come organizzare lo smart working
L’adozione di questa nuova modalità di lavoro richiede che l’azienda modifichi gradualmente il proprio modo di operare e di gestione delle risorse. Sicuramente questo processo di trasformazione richiede un’adeguata evoluzione digitale da parte di entrambi i soggetti interessati (dipendente e lavoratore).
Gestionali in cloud
Tra i principali aspetti che devono essere rivisiti, sicuramente vi è la gestione dei documenti e del materiale informativo aziendale.
Tutte questa mole di dati è storicamente archiviata e gestita esclusivamente all’interno dell’azienda, rendendo difficile la sua fruizione dall’esterno.
È proprio in questi casi che la tecnologia semplifica e aiuta le aziende a cambiare, in particolare grazie al cloud. I software in cloud permettono di accedere a informazioni aziendali che sono accuratamente archiviate su server online, permettendone la consultazione da qualsiasi luogo connesso ad Internet.
In quest’ottica numerose sono le aziende che negli ultimi anni si sono dotate di software gestionali in cloud, i quali, oltre a essere accessibili da remoto, consentono anche all’azienda di risparmiare in termini di spazio (evitando di dotarsi di ingombranti server) e di pagare solamente sulla base di quanto effettivamente necessitano e utilizzano (solitamente questi software offrono pacchetti a consumo).
Organizzazione del lavoro
Un altro importante aspetto legato allo smart working è la gestione del tempo impiegato nello svolgimento del proprio lavoro.
Le ore impiegate nel proprio lavoro rappresentano uno dei principali aspetti e ostacoli con cui si deve confrontare la cultura del passato con l’evoluzione della società. Per questi motivi esistono differenti soluzioni per la rilevazione della presenza, in questo caso delle ore impiegate, da parte dei dipendenti che operano tramite smart work.
È possibile dotarsi di app per smartphone con cui i dipendenti possono effettuare la classica timbratura anche da casa, in modo da tener traccia delle ore lavorate anche non essendo fisicamente in azienda.
Questo tipo di soluzione permette di superare i limiti dei tradizionali cartellini e timbratori che le aziende hanno utilizzato per anni per la rilevazione delle presenze dei propri dipendenti.
Chat e videoconferenze
Fondamentale aspetto che caratterizza l’attività lavorativa di numerose aziende e’ la comunicazione e lo scambio di idee, in particolare per le realta’ dove risulta indispensabile un confronto diretto tra le varie parti.
In determinate situazioni, l’invio di comunicazioni e direttive tramite una semplice e-mail non e’ sufficiente, ed e’ proprio qui che la tecnologia e l’innovazione entrano in aiuto dei lavoratori e delle imprese.
Numerose sono le applicazione pensate appositamente per semplificare lo scambio di informazioni in situazioni di smart working, alcune di queste sono delle semplici chat o ambienti in cloud per favorire lo scambio di dati, mentre altre consento di organizzare delle vere e proprie conferenze in real time dove diversi interlocutori possono intervenire attivamente.
Data Working: la soluzione ideale per lo smart working
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I tuoi dipendenti potranno quindi effettuare la timbratura, gestire permessi e ferie da remoto e utilizzando un unico software.
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