Gestione delle scorte di magazzino: consigli utili

by Telnet Data

gestione scorte magazzino
Abbiamo visto i 5 consigli per un magazzino organizzato; vediamo oggi come gestire al meglio le scorte di magazzino.

Indice

Scorte di magazzino: cosa sono

Per scorte intendiamo le quantità di materiali che si trovano all’interno del magazzino in un preciso momento. Una corretta gestione delle scorte di magazzino è necessaria per garantire la continuità del processo di trasformazione o distribuzione.

Possiamo distinguere le scorte a seconda del tipo di bene custodito: 

  • beni o materiali di consumo;
  • materie prime; 
  • materie sussidiarie; 
  • semilavorati; 
  • prodotti finiti.

Possiamo inoltre individuare :

  • scorte operative la cui presenza è pensata per evitare interruzioni di sorta.
  • scorte speculative che vengono usate per trarre vantaggio da una variazione nei prezzi di acquisto o di vendita.

Le scorte di sicurezza: cosa sono

Questo genere di scorte è necessario per fronteggiare situazioni incerte, quali variazioni della domanda o problemi di approvvigionamento. Sono quindi i livelli minimi di scorte che devono essere presenti per far fronte a eventuali imprevisti e cambi della domanda che possono tradursi in una rottura di stock, cioè l’esaurimento di un determinato articolo in magazzino o nel punto vendita. 

Le scorte attraversano il magazzino in due modi: 

  • nella ricezione di nuove merci;
  • nell’uscita con spedizione.

Per poter operare in previsione della domanda, si utilizzano lo stock di sicurezza e le scorte di ciclo. Queste ultime si riferiscono alle scorte che servono per garantire i cicli produttivi durante l’intervallo che separa le consegne da parte del fornitore, e vengono calcolate in base ai tempi di queste ultime. Quando il livello delle scorte diminuisce fino a raggiungere lo stock di sicurezza, si raggiunge il reorder point, e bisogna contattare tempestivamente il fornitore per rimpolpare le scorte.

Le scorte di sicurezza si calcolano usando formule che combinano diverse variabili: bisogna considerare lo stock come una percentuale dello stock di ciclo, determinata in funzione dello storico delle vendite e delle previsioni di vendite future. Altri aspetti da tenere in considerazione sono le oscillazioni della domanda, frutto della stagionalità dei prodotti; le oscillazioni si calcolano quindi tenendo conto delle cifre massime di vendita e della media delle vendite di un certo periodo. Il termine di consegna è un’altra faccia della medaglia: un possibile ritardo deve essere coperto dalle scorte di sicurezza.

Inventario di magazzino che cos'è e a cosa serve

L’inventario di magazzino consiste in un elenco dettagliato e ordinato dei beni presenti nel magazzino di un’azienda. I prodotti vengono raggruppati per categorie omogenee e successivamente sono classificati e valutati sulla base delle loro caratteristiche. 

Quali sono le finalità di questa operazione?

Grazie all’inventario è possibile:

  • Verificare la presenza di  prodotti non più in vendita, che occupano inutilmente spazio in magazzino, generando costi di stoccaggio.

  • Individuare eventuali incongruenze generate da errori umani o da errori di sistema.

  • Monitorare la merce per evitare perdite o furti.

  • Individuare possibili aree di miglioramento nella gestione degli stock.

Da tutto ciò possiamo dedurre come sia necessario rilevare la giacenza di ogni materiale con cadenza regolare. 

I sistemi di controllo inventariali servono anche per:

  • determinare il livello minimo e il livello massimo delle scorte 

  • raccogliere le informazioni sulla loro movimentazione  

  • segnalare quando anche un singolo articolo supera il livello minimo o massimo. 

Per pianificare gli acquisti è anche necessario definire un budget delle vendite, calcolando quindi il budget della produzione e le necessità di materiali per la produzione, tenendo ben presente quelle già esistenti e quelle desiderate. Nel processo di acquisto bisogna ricordare di minimizzare il livello delle scorte e di stabilizzare la produzione. Ne consegue un compromesso che deve soddisfare entrambe le necessità.

Contabilità a magazzino: come funziona

Il magazzino ha un valore ed è per questo elencato come una risorsa nel bilancio aziendale. La prima cosa da fare è imparare a gestire le scorte.

Facciamo alcuni esempi: l’importo speso per le scorte deve essere ben calcolato, dato che questo, se eccessivo, potrebbe mettere a rischio il bilanciamento finanziario dell’azienda. Oppure l’acquisto dei materiali è pur sempre una forma di investimento: restando in magazzino e quindi non venendo venduti, i materiali generano oneri finanziari. O ancora, i costi di stoccaggio e l’inevitabile obsolescenza portano a svalutazioni e vendite senza margine: la domanda è sempre in cambiamento e se un articolo rimane per troppo tempo in magazzino è destinato a non essere più d’interesse per il cliente, rimanendo in definitiva invenduto.

Per non incappare in una riduzione delle scorte, bisogna dunque pianificarle e controllarle. La contabilità a magazzino è fondamentale per impostare prezzi, ottenere assicurati, calcolare tasse e vendere i prodotti. Ci sono due modi per tenere la contabilità a magazzino:

  • a sole quantità quando rileva esclusivamente le quantità entrate e uscite di ciascuna merce, prodotto, materia prima e così via; 
  • a valori quando, oltre a rilevare le quantità entrate e uscite di un certo articolo, si rileva anche il loro valore.

Il metodo FIFO - First In First Out

Nel caso in cui la contabilità di magazzino sia tenuta a valori, i carichi sono indicati in base al costo di acquisto o al costo di produzione. La valorizzazione degli scarichi può essere effettuata con vari criteri.

Il criterio FIFO vede la prima merce che è arrivata in magazzino essere di conseguenza la prima a uscire dal magazzino. Questo criterio valorizza gli scarichi in base al valore di carico meno recente. Ciò permette di calcolare come vendute le merci acquistate nei primi mesi dell’anno, essendo le prime in ordine cronologico. Le merci rimaste saranno quindi quelle acquistate nella seconda metà dell’anno, ultime arrivate e quindi non ancora vendute. 

Questo metodo è anche conosciuto come FEFO, First Ended/Expired First Out: prima finito/scaduto, primo a uscire.

L’analisi ABC: cos’è

È una tecnica di gestione delle scorte che classifica e organizza gli articoli in base alla loro rotazione. È fondamentale sia per pianificare un’ottima strategia di allocazione delle risorse in magazzino, sia per diminuire i tempi operativi del picking dato che si ottimizza l’efficienza operativa. Gli articoli quindi vengono divisi in tre classi:

  1. Gli articoli di classe A: rappresentano il 20% dell’inventario, indicandone quindi l’alta rotazione, ma anche l’80% del fatturato;
  2. Gli articoli di classe B: rappresentano il 30% dell’inventario, indicando una rotazione media e anche una variabilità alta, quindi ad alto rischio di ritrovarsi negli articoli di classe A o di classe C in base alla domanda;
  3. Gli articoli di classe C: rappresentano il 50% dell’inventario ma sono anche i meno richiesti dai clienti. Sembra un controsenso, ma invece il ragionamento che sta dietro a questa percentuale permette di controllare le risorse da investire e di concentrare questi articoli nella scorta di sicurezza

Ci sono allo stesso modo diversi modi di classificare i prodotti secondo l’analisi ABC, questi sono i più diffusi:

  1. In base al costo unitario dei prodotti: molto utile quando in stock si hanno prodotti dal valore molto diverso fra loro. L’organizzazione è quindi basata in base all’investimento destinato a ogni prodotto;
  2. In base al valore totale dell’inventario: tiene conto del totale di unità presenti in stock. Probabilmente è l’approccio più complicato, dato che il ricalcolo delle unità deve avvenire settimanalmente o mensilmente, ed è difficile individuare i limiti tra le categorie dei prodotti;
  3. In base al valore delle scorte: il calcolo avviene sulla domanda e sul valore delle merci. Un prodotto, quindi, anche se rilevante per il suo valore, non avrà tanto spazio dedicato se non viene venduto spesso.

Il metodo LIFO - Last In First Out

Il criterio LIFO vede l’ultima merce che è entrata in magazzino essere di conseguenza la prima a uscire dal magazzino. Adottare questo metodo valorizza gli scarichi in base al valore di carico più recente. In questo caso il magazzino tenderà a essere costituito da merci più obsolete, portando ad un aumento dei prezzi nel tempo. Vi sono due applicazioni di questo metodo:

  1. continuo, quando la valutazione viene compiuta dopo ogni movimentazione e gli scarichi vengono calcolati con i prezzi più recenti, mentre le rimanenze a magazzino vengono valorizzate secondo i prezzi più lontani nel tempo;
  2. a scatti, quando viene applicato nella valutazione fiscale delle rimanenze di magazzino, tenendo in considerazione il confronto fra rimanenze finali ed esistenze iniziali di un bene di magazzino secondo un certo periodo. Se si è verificato un incremento in termini di quantità, la parte pari all’esistenza iniziale viene valutata con il valore utilizzato alla data di valutazione, mentre la parte eccedente con il costo medio dei carichi del periodo preso in esame. 

Se le rimanenze finali hanno la stessa quantità di quelle delle esistenze iniziali, la valutazione non cambia perché si considerano vendute tutte le parti acquistate nel corso dell’esercizio. Allo stesso modo, la valutazione rimane quella applicata all’inizio se la quantità in rimanenza è diminuita, dato che si ritiene che siano state vendute tutte le partite acquistate più una parte di quelle esistenti all’inizio.

Il Metodo JIT - Just In Time

Per ridurre il costo di gestione delle scorte, il metodo Just In Time è uno dei più usati. Il sistema di produzione è perfettamente orientato in base alla domanda e ai volumi richiesti dal mercato. L’idea è quella di ridurre al minimo possibile gli sprechi derivanti dall’accumulo di scorte di materiali, semilavorati e prodotti finiti, evitando anche i costi risultanti dalla necessità di immagazzinare grandi quantità di materiali o beni finiti.

La filosofia del Just In Time punta a evitare che la produzione supera la domanda e può essere applicata all’ottimizzazione di tutto il processo produttivo per ridurre gli sprechi sia delle attività di fabbrica che di quelle di fornitura

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Grazie a un efficiente sistema di barcode e QRcode, potrai organizzare e trovare la tua merce in pochi secondi.

Potrai inoltre schedare gli articoli a seconda delle loro caratteristiche, definendone dimensioni, peso, quantità minime, taglie e colori e realizzare kit e pacchetti di vendita.

Il controllo del magazzino può essere effettuato in ogni momento e da qualsiasi luogo  grazie al vantaggio del cloud.

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