Conservazione sostitutiva fatture elettroniche, regole e benefici
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche attive e passive è un obbligo previsto dalla legge. Scopri come eseguirla al meglio (con un piccolo aiuto da parte di un software).
Con l’avvento della fatturazione elettronica è cambiata anche la modalità di conservazione dei relativi documenti.
Mentre le fatture tradizionali dovevano essere stampate e conservate per un periodo di almeno 10 anni, le fatture elettroniche seguono un processo di archiviazione digitale rigorosamente normato, meglio conosciuto come conservazione sostitutiva. Il nuovo procedimento garantisce di fatto l’immodificabilità delle fatture elettroniche.
In questo articolo ti spieghiamo nel dettaglio cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, com’è regolamentata, i vantaggi e gli strumenti utili per il servizio di conservazione.
Indice
Che cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
La conservazione sostitutiva delle fatture è una procedura tecnica specifica per l’archiviazione legale dei documenti in formato elettronico.
L’iter di conservazione deve rispondere a determinati requisiti affinché sia definito “a norma”. Non si tratta dunque di una normale archiviazione di file su supporti elettronici (hard disk, usb etc..). Si tratta infatti di un metodo rigoroso che determina la veridicità e la protezione dei documenti elettronici nel tempo.
In caso di necessità recuperare i documenti per consultazione, controlli o stampa sarà molto più semplice rispetto all’archivio cartaceo.
Normativa sulla conservazione sostitutiva
Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è il testo unico di riferimento che contiene le norme inerenti all’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con cittadini e imprese. Nella fattispecie, secondo l’articolo 44 comma 1-ter del CAD, la fattura elettronica conservata deve garantire i seguenti requisiti:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità
Le fatture elettroniche devono essere conservate entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del soggetto contribuente. Come da DM del 17 giugno 2014 “il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione”. In aggiunta, secondo l’art. 220 del CC, le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente conservate per un periodo di almeno 10 anni. Occorre specificare che sia l’emittente che il ricevente sono tenuti alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche (art.39 del DPR n. 633/1972).
Passaggi per la conservazione della fattura elettronica
Per garantire il rispetto dei requisiti richiesti dalla normativa è necessario seguire i seguenti 5 passaggi:
- File in formato XML: la fattura elettronica viene redatta in formato XML (come richiesto dall’AdE).
- Firma digitale: il file della fattura elettronica deve contenere la firma digitale.
- Indicizzazione: l’e-fattura deve riportare i dati indispensabili (date, importi, partita IVA, codici clienti, bene/prestazione etc…) per agevolare la ricerca di informazioni secondo necessità.
- Lotto di conservazione: deve essere creato un lotto che comprenda tutte le fatture elettroniche di un periodo determinato, in ordine cronologico e per anno d’imposta.
- Archiviazione lotto di conservazione: ogni lotto deve contenere una marca temporale e la firma digitale del Responsabile della Conservazione. In questo modo viene garantita l’autenticità e l’integrità.
Relativamente al punto 1. l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che è consentita anche la conservazione di file PDF, JPEG e TXT con la clausola che il contenuto sia identico all’originale emesso sempre in file XML. Al fine di dare evidenza dell’esatta corrispondenza tra il file XML e l’eventuale altro formato autorizzato, è richiesta la conservazione di tutti gli esiti e ricevute inviate al Sistema di Interscambio (presa in carico del file e la consegna al destinatario), nelle quali è presente la chiave di hash, l’impronta unica caratterizzante ogni singola fattura smistata dal SdI.
A riguardo citiamo l’art.23 bis comma 2 del CAD:
“le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 (dello stesso Cad), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta ferma, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico».
I vantaggi della conservazione sostitutiva
La digitalizzazione del sistema contabile e amministrativo apporta molti vantaggi per le aziende e i professionisti:
- Strumenti di gestione e controllo dei flussi finanziari più accurati
- Miglioramento complessivo del lavoro e riduzione dei margini di errore
- Risparmio di risorse materiali: documentazioni cartacee, spazi fisici di archiviazione, toner per la stampa
- Sensibile riduzione del rischio di perdita, corruzione o distruzione delle fatture
- Ottimizzazione dei tempi di ricerca e consultazione dei file
Conservazione con un software di fatturazione: la soluzione di Telnet Data
Per sfruttare al meglio tutti i vantaggi appena elencati, l’ideale è affidarsi a un software specifico per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche in grado di semplificare gli adempimenti normativi finalizzati all’archiviazione dei file con validità legale.
Digitalizzare la contabilità sarà un gioco da ragazzi: i software risultano estremamente intuitivi, integrati e dotati di semplici procedure guidate che facilitano ogni operazione. Il software gestionale per la conservazione sostitutiva è uno strumento indispensabile per velocizzare i flussi di lavoro in piena sicurezza e migliorare il business.
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