Fatturazione elettronica 2021: tutto quello che c’è da sapere

by Telnet Data

fatturazione elettronica

I dubbi riguardo alla fatturazione elettronica sono numerosi nonostante l’obbligo abbia preso piede da tempo. Esploriamo insieme le casistiche e le eventualità della legislazione in merito. 

Indice

Fatturazione elettronica, come funziona?

Partiamo dalle basi: la fatturazione elettronica è il sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che punta all’abbandono della fatturazione cartacea.

Le intenzioni dietro questi cambiamenti sono due: combattere l’evasione fiscale e ridurre notevolmente i costi di emissione e conservazione di, spesso, quintali di carta.

Il formato è lo stesso dello scontrino elettronico, cioè XML (Extensible Markup Language). Anche la fatturazione passa, sia in entrata che in uscita, attraverso il SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura viene quindi compilata tramite software, firmata digitalmente e attraverso il SDI consegnata al destinatario. Il SDI prima della consegna controlla che i dati inseriti all’interno siano corretti, quindi che ci siano almeno i dati obbligatori a fini fiscali, l’indirizzo telematico del cliente e la partita IVA del fornitore. Le fatture vengono diversificate a seconda di chi devono raggiungere, cosa di cui tratteremo più tardi nel dettaglio.

Per quanto riguarda la conservazione, come nel caso delle fatture cartacee, devono essere conservate per dieci anni da chi le ha emesse e da chi le ha ricevute. La digitalizzazione della fatturazione permette sia che le fatture non vadano distrutte o perse, sia che la ricerca di una specifica fattura sia molto più facile e veloce.

L’Agenzia delle Entrate ha anche reso disponibili tre programmi gratuiti per questi processi: un software da scaricare, la procedura web tramite il suo sito e l’app Fatturae. 

Il codice SDI

Avrai sicuramente sentito nominare spesso questo abbreviativo: ecco che cos’è.

Grazie all’evoluzione digitale si è generata l’opportunità di “dematerializzare” i documenti cartacei contabili, ovvero passare dalle pile di carta alla fatturazione elettronica. Questo passaggio permette di risparmiare sui costi di carta, stampa e conseguente spedizione: basta affidarsi a un software in cloud che consente di visualizzare e scaricare i documenti fiscali migliorando così la gestione dei documenti amministrativi e contabili.

Dal 01/01/2019 le fatture hanno tutte lo stesso formato digitale. Per le aziende o PMI è stata una svolta perché non solo i documenti fiscali ma anche gli ordini, le conferme e i DDT diventano documenti informativi. Finalmente, la contabilità quindi ha il suo braccio destro che rende il lavoro più agile e snello.

Secondo quanto sancito dalla Legge di Bilancio del 2018 e dalle precedenti direttive europee, i capisaldi della fatturazione elettronica sono immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. La piattaforma informatica del Sistema di Interscambio (SDI), ideata e progettata dall’AdE in collaborazione con la SoGeI (Società Generale d’Informatica), veicola il collegamento tra i tre “protagonisti”, cioè il mittente, l’AdE e il destinatario, consentendo di inviare telematicamente le fatture elettroniche.

Dopo la compilazione ed entro 5 giorni, la fattura va trasmessa al SDI. Questa struttura ha in sé diverse funzioni, le principali sono:

  • Ricevere le fatture in formato XML;
  • Controllare i file ricevuti;
  • Trasmettere le fatture ai destinatari;
  • Conservazione delle fatture in cloud.

Per prima cosa, il mittente dovrà apporre una firma digitale qualificata in modo da dimostrare l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Al di là dei requisiti specifici, il contenuto della fattura deve essere presentato in un file XML, unico modello accettato dal SDI.

Una volta inviato il file della fattura allo SDI, quest’ultimo eseguirà numerosi controlli per testare la veridicità del documento ricevuto ed invierà una ricevuta di corretta emissione al mittente. Di fatto, verificherà:

  • Il nome del file, che sia conforme a quanto previsto dalle indicazioni tecniche, ossia gli estremi identificativi del fornitore e del cliente;
  • Se ogni file ha appunto un nome, una data e un numero unico;
  • La dimensione del file;
  • La descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
  • La coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA;
  • La validità del certificato della firma apposta sul documento;
  • La corrispondenza del file trasmesso con lo schema XML;
  • La trasmissione delle fatture al destinatario;
  • L’invio delle notifiche relative.

Quindi, il codice destinatario SDI non ha solo la funzione di inviare telematicamente le fatture ma anche quella di effettuare controlli tecnici per testare la veridicità del documento fiscale. Di fatto, la novità è la trasmissione digitale dei dati perché le altre informazioni obbligatorie per la compilazione sono le stesse che si inserivano nelle fatture cartacee.

Codice Destinatario nella fatturazione elettronica

Che cos’è il Codice Destinatario?

È un elemento fondamentale della fatturazione elettronica, necessario sia per inviare che per ricevere le fatture elettroniche: è una sequenza alfanumerica di sette cifre, da indicare all’interno della fattura e che consente allo SDI di capire a chi inviarla.

Se si vuole invece inviare la fattura tramite PEC, bisognerà indicare nel codice destinatario la sequenza di sette zeri “0000000”.

Il codice si richiede presso il sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate. È anche probabile che a fornirlo sia l’erogatore del software utilizzato per la fatturazione, di concerto con l’Erario.

Attenzione a non confondersi con il Codice Unico di cui nel prossimo paragrafo.

Fatturazione elettronica: il Codice Unico

Eccoti le differenze con il Codice Destinatario: con Codice Unico si intende il codice a sei cifre alfanumeriche con cui si identificano i pagamenti verso la Pubblica Amministrazione. Questo tipo di fatture devono avere:

  • Il codice identificativo di gara (CIG) tranne nei casi in cui è escluso;
  • Il codice unico di progetto (CUP) in caso di fatture relative ad opere pubbliche.

Solo con questi codici l’Agenzia delle Entrate potrà procedere all’erogazione del pagamento. Ogni differente ufficio avrà chiaramente un suo codice alfanumerico che rende più semplice la distribuzione da parte dello SDI. La PA deve obbligatoriamente rendere pubblico il codice agli operatori economici per rendere più semplice l’invio delle fatture.

Se invece si vuole inviare una PEC ad una PA, il codice da utilizzare sarà il Codice Univoco D’Ufficio (CUU), che identifica l’ufficio pubblico destinatario della fattura. Questo codice permette allo SDI di individuare l’ente giusto a cui recapitare la fattura: ciò avviene perché una sola PA può avere diversi uffici. Per trovare il codice che ti serve, devi consultare il portale IPA (Indice Pubblica Amministrazione).

Occhio alla confusione: molto spesso il CUU viene identificato con IPA, quindi non ci sono due codici differenti! Sfortunatamente, il CUU viene alle volte chiamato con il nome del portale per ricercarlo.

Fatturazione elettronica: il QR Code

Il Qr Code è un codice a barre bidimensionale, la cui funzione prevalente è la memorizzazione di dati e informazioni, leggibili da smartphone o tablet. Con questa specifica, l’utilizzo del codice QR è appropriato per la fatturazione elettronica.

Per la creazione del Qr Code è necessario accedere alla propria area riservata alla voce “Cassetto Fiscale” sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’AdE tramite una di queste modalità:

  • SPID;
  • CNS (Carta Nazionale dei Servizi);
  • Credenziali Entratel/Fisconline.

Effettuato l’accesso all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE è possibile generare il codice QR, che può essere salvato in PDF o stampato, pronto da presentare al negoziante tramite smartphone o su carta. Il QR Code generato include:

  • Le informazioni anagrafiche sull’Iva;
  • L’indirizzo PEC.

Il cliente, una volta emessa la fattura elettronica con il codice QR, ha agevolato il fornitore stesso: ne consegue infatti un beneficio duplice. Il cliente non incorre nel rischio di commettere errori perché il dispositivo se ne accorge in automatico, e in più fa risparmiare tempo perché non serve controllare sempre la posta della PEC. A sua volta, il venditore riceve in automatico i dati fiscali e l’indirizzo telematico del cliente.

Obbligo fatturazione elettronica

Prima di arrivare all’obbligo normativo del 2019 sono stati fatti due passi importanti.

Nel 2014 per la Pubblica Amministrazione è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione telematica e nel 2017 è stato suggerito a imprese e professionisti di prediligere la fatturazione elettronica: di fatto non è stata una vera e propria normativa.

La Legge di Bilancio del 01/01/2019 ha invece introdotto l’obbligo dell’emissione della fatturazione elettronica per tutti i lavoratori, imprese commerciali o artigianali, tutti quanti titolari di Partita Iva.

In questa casistica quindi rientra il cosiddetto B2B (Business-to-business) e il B2C (business to consumer). La fattura telematica va compilata entro i 10 giorni dal servizio e protocollata entro il 15 del mese successivo.

Fattura elettronica: Rinvio e proroga

Sicuramente saprai che la fatturazione elettronica ha visto un succedersi lunghissimo di rinvii e proroghe: ecco quelli più attuali.

Deleghe in scadenza

L’11 dicembre è stato segnalato dall’Agenzia delle Entrate che per le deleghe in scadenza c’è la proroga di un anno; la fine della validità era prevista nel periodo tra il 15 dicembre 2020 e il 31 gennaio 2021. Sono quindi valide ancora per un anno le deleghe date agli intermediari per la consultazione e acquisizione delle fatture dei contribuenti e degli altri servizi.

Di questa proroga ne godranno molti esercenti, data la validità massima della delega di due anni e l’attivazione di molte di queste nei primi giorni di gennaio 2019. La proroga è stata decisa proprio per la difficoltà di acquisizione del modulo di delega, dato che necessita della firma in originale dei clienti. Al momento, ciò è impossibile per via degli spostamenti limitati, che sono parte delle restrizioni per arginare la pandemia da COVID-19.

Nuove specifiche tecniche

L’obbligo di adottare nuove specifiche tecniche per la trasmissione SDI delle fatture elettroniche e delle note di variazione specificata per ottobre 2020 è stata rinviata al 01/01/2021 sempre per affrontare l’emergenza sanitaria da Covid-19. Il rinvio è stato disposto il 20/04/2020 in seguito alle numerose richieste pervenute da operatori e associazioni di categoria.

Le specifiche tecniche di cui parliamo non sono altro che nuovi schemi e controlli per migliorare le codifiche delle sezioni “TipoDocumento”, che accetterà 18 codici specifici, e “Natura”, dove sarà necessario specificare ancor più dettagliatamente la natura della transazione. Saranno introdotti dei nuovi codici nella sezione Dati Generali Documento e delle semplificazioni per le procedure di integrazione della fattura nel reverse change.

Consultazione delle fatture

Il servizio di consultazione delle fatture invece è rimandato al 28/02/2021, motivato da necessità tecniche. Con questo s’intendono le nuove disposizioni sui controlli relativi ai dati delle fatture elettroniche e specialmente alle difficili regole in vigore per le questioni di privacy. Infatti, la possibilità di consultazione e acquisizione delle fatture è stata immediatamente contestata dal Garante per la privacy, il che è chiaramente risultato nel continuo rinvio di questa possibilità.

Sempre per lo stesso termine, è prevista anche per i titolari IVA che utilizzano il canale “web service” la possibilità di ottenere un resoconto di tutte le fatture e notifiche scambiate tra AdE e titolare. Questo permetterebbe anche il re-inoltro delle fatture e delle notifiche non ricevute o inviate. 

Fatturazione elettronica: chi è esente

Sono esenti dalla fatturazione elettronica: 

  1. Gli operatori in regime di vantaggio
  2. Quelli in regime forfettario
  3. I piccoli produttori agricoli
  4. Gli operatori sanitari che sono obbligati all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria;
  5. Società sportive dilettantistiche;
  6. Coloro che non sono residenti o stabiliti in Italia. 

In quest’ultimo caso s’intende ad esempio il rappresentante fiscale in Italia di una società operante all’estero.

Fatturazione elettronica per gli esenti IVA

Ci sono delle situazioni particolari che permettono l’emissione della fattura senza applicare l’IVA. Vediamo di che si tratta.

  • Se un fornitore è a regime forfettario, è esonerato dall’applicazione IVA. La fattura che emetterà deve riportare la seguente dicitura: “Operazione senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, Legge n. 190/2014, regime forfetario, senza applicazione della ritenuta alla fonte a titolo d’acconto”;
  • Se invece il fornitore rientra nel così detto Regime dei Minimi, nelle fatture da loro emesse, esonerate da IVA, deve esserci la seguente dicitura: “operazione senza applicazione dell’Iva ai sensi dell’art. 1, comma 100, Legge n. 244/2007. Regime fiscale di vantaggio per l’imprenditoria giovanile e per i lavoratori in mobilità ex art. 27, commi 1 e 2, DL n. 98/2011”;
  • in questa categoria ricade anche il reverse change, o meglio il meccanismo che vede il soggetto acquistante il bene come colui che si assume il debito d’imposta. Il cedente deve quindi integrare la fattura ricevuta con indicazione dell’aliquota IVA e dell’imposta, e quindi annotarla nel registro delle fatture emesse e in quello degli acquisti.

Ci sono anche altri motivi per cui vengono emesse fatture senza imposizione, per lo più per ragioni sociali, come nel caso di:

  • prestazioni sanitarie;
  • attività culturali;
  • operazioni di finanziamento;
  • operazioni immobiliari;
  • riscossioni di tributi.

 

Fattura elettronica per cliente estero

La legge di Bilancio del 2018 ha escluso dall’obbligo della fatturazione elettronica le operazioni contabili estere. Questo significa che le relazioni tra esercente italiano e cliente estero possono continuare a svolgersi secondo le tradizionali fatture cartacee. Tuttavia, dal 01/01/2019 le aziende e i professionisti titolari di partita IVA devono comunicare i dati contabili esteri. Vi ritrovate nella condizione di dover emettere una fattura per un cliente estero? Partiamo dalla procedura. La trasmissione della fattura può effettuarsi seguendo due opzioni:
  • La prima è la compilazione dell’Esterometro. Si tratta dell’obbligo di comunicare i dati specifici dei movimenti transfrontalieri, ovvero le fatture emesse verso o ricevute da venditori residenti all’estero. Questa trasmissione dovrà essere effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso o ricevuto comprovante l’operazione
  • La seconda è la creazione della fattura elettronica da inviare attraverso lo SDI in formato XML.
Se il soggetto estero risiede in Unione Europea, nel campo Codice Destinatario si inserisce il valore XXXXXXX (sette X maiuscole) e nel campo Identificativo Fiscale il numero di partiva IVA comunitaria. Se il cliente vive in un Paese extra EU si inserisce il codice OO 99999999999 (due lettere O maiuscole, spazio, undici 9). Se il cliente è un soggetto privato senza partita IVA si compilerà con il codice 0000000 (sette 0). Una volta emessa la fattura elettronica il mittente italiano invierà al cliente estero una copia della fattura elettronica in formato cartaceo o in PDF. A questo proposito, nella nuova Legge di Bilancio 2021 per quanto riguarda l’Esterometro c’è un nuovo progetto in bozza. Si tratta di sostituire l’Esterometro con il Sistema di Interscambio perché l’obiettivo è la creazione di un unico mezzo di comunicazione che inoltri anche le fatture elettroniche estere in automatico all’Agenzia delle Entrate. Si parla della data del 01/01/2021 e vi terremo informati sugli sviluppi.

Regime forfettario e fatturazione elettronica

Ricordiamo che la fatturazione elettronica non rientra tra gli obblighi di chi lavora in regime forfettario.

Quest’ultimi possono continuare a emettere fatture cartacee perché non è richiesto loro il rilascio di una documento fiscale digitale. Tuttavia, la Legge di Bilancio del 2020 ha proposto ai soggetti con partita IVA minore, come i forfettari appunto, una serie di agevolazioni se dalla carta passano al digitale. L’utilizzo della fatturazione elettronica viene incentivato e addirittura premiato se corrisponde all’effettivo abbandono della fattura cartacea.

Il beneficio con la scelta della fattura telematica è la riduzione di un anno dei termini di accertamento da parte del Fisco: un taglio che dai tradizionali cinque anni passa ai quattro.

Di fatto, inoltre è evidente che quest’ulteriore modifica della Legge di Bilancio 2020 rientra in toto nel programma sempre più mirato per rendere chiare le operazioni commerciali e per sconfiggere l’evasione fiscale.

Fatturazione elettronica non consegnata

Quando il tentativo non va a buon fine, lo SDI in automatico invia una notifica di mancata consegna al mittente indicando il tipo di errore.

Le origini possono essere:

  1. La dimenticanza della registrazione dell’indirizzo PEC sul portale Fatture e Corrispettivi dell’AdG;
  2. La fattura trasmessa con Codice Destinatario o Codice Identificativo sbagliato;
  3. Nessun Codice identificativo (modalità utilizzate per fatture destinate a consumatori finali o se non si conosce l’indirizzo telematico del destinatario);
  4. Nessun Codice Destinatario con 7 “X” (fatture elettroniche emesse con riferimento a operazioni transfrontaliere);
  5. L’erronea immissione della casella PEC del destinatario della fattura;
  6. Problematiche tecniche legate alla struttura di ricezione, ad esempio, la casella PEC è piena;
  7. Il canale telematico non funziona o è disattivato.

Fattura elettronica scartata

Può succedere che lo SDI scarti una fattura elettronica, notificando chi l’ha inviata entro cinque giorni dalla ricezione della stessa. I motivi possono essere molteplici e ve ne elenchiamo alcuni:

  • Il nome del file può essere non valido o essere già stato inviato in precedenza;
  • Le dimensioni del file possono essere superiori al limite di 5MB;
  • Il file può essere non integro;
  • La firma può essere non valida;
  • Il file può essere non conforme al formato XML;
  • L’aliquota IVA può essere pari a 0 senza specifica di esenzione, o può essere diversa da 0 nonostante la specifica di esenzione, o ancora i dati e l’aliquota IVA possono essere incoerenti fra loro;
  • Il file può avere data successiva o precedente a quella dell’invio;
  • Nel file può essere assente la partita IVA e il codice fiscale del mittente;
  • L’imposta può essere stata calcolata senza il simbolo del punto usato per i decimali, oppure può essere stato usato sul valore dell’importo, della quantità e della percentuale dell’imposta;
  • Il campo fattura può non avere caratteri numerici

Per porre rimedio all’errore si ha quindi cinque giorni di tempo, e si ha tre possibilità:

  • la prima è quella della ri-emissione della fattura elettronica con numero del documento e data di emissione uguali a quella della fattura scartata;
  • la seconda prevede una nuova fattura con numero e data coerenti agli altri documenti trasmessi nel tempo trascorso dal primo inoltro;
  • la terza vuole una nuova fattura emessa dopo la notifica dello scarto con una specifica numerazione dedicata alla rettifica. 

L’Agenzia Delle Entrate ha comunque sottolineato che la possibilità preferibile è la prima.

Errata fatturazione elettronica

Capita più spesso di quanto si pensa di emettere una fattura sbagliata. Prima di preoccuparsi per una possibile sanzione, esistono dei modi per correggere subito l’errore e quindi evitare una multa salata. Ci sono due casi da tenere in considerazione nel momento in cui si emette una fattura errata: se l’errore viene individuato dal SDI, la fattura viene scartata e quindi bisogna riferirsi a ciò che abbiamo scritto nel paragrafo precedente. Vediamo invece cosa succede nel caso che l’errore della fattura non venga individuato dal SDI e quindi non venga di fatto scartata in automatico dal sistema. Gli errori possono essere di diversa natura e preferiamo analizzarli singolarmente. 
  • Prima di inviare la fattura ti sei accorto di aver commesso un errore: niente paura! Ti basterà correggerla e quindi inviarla usando lo stesso numero di quella sbagliata. È il caso più semplice e di cui non devi farti grosse preoccupazioni.
  • Ti sei accorto dell’errore una volta che la fattura è stata accettata dallo SDI: come dicevamo prima, il SDI è molto bravo a riconoscere gli errori, ma ce ne sono alcuni per cui non è altrettanto bravo e quindi può dare come accettata una fattura con sostanziali errori. Una volta accettata, però, la fattura non si può più modificare: questo significa che l’unica cosa che puoi fare è emettere una nota di variazione.
  • La fattura è stata accettata dal SDI ma ha errori nell’imponibile o nell’imposta: puoi emettere una nota di credito a storno totale, che ti permette di emettere una nuova fattura corretta. Se l’errore dell’imponibile è in eccesso, bisogna emettere una fattura di credito che riporti il riferimento alla fattura originale e la causale. Al contrario, se l’errore dell’imponibile è in difetto, servirà quindi una nota di debito, per cui non esistono termini tempistici ma deve comunque riportare il riferimento alla fattura sbagliata e la causale.
  • La fattura è corretta ma l’hai inviata all’indirizzo PEC/codice destinatario sbagliato: contatta il cliente e avvertilo che la fattura è disponibile sul portale dell’Erario. Conserva comunque la documentazione relativa alla fattura sbagliata.
  • La fattura non è stata consegnata: anche qui non puoi fare altro che contattare il cliente e fare come nel punto precedente. La correzione avviene tramite nota di variazione.
  • Hai emesso una doppia fattura errata: Può tranquillamente succedere di emettere la stessa fattura due volte, sbagliando in entrambi i casi. Di solito, lo SDI riconosce se ci sono due fatture completamente identiche e le blocca entrambe; ma anche se solo uno dei dati riesce a differenziare le due, l’errore passa inosservato. Ecco cosa fare: bisogna emettere una nota di credito per annullare la fattura e stornare quindi la doppia fattura errata.
  • L’operazione è inesistente: se la fattura inviata o ricevuta si riferisce ad una cessione che non è avvenuta o che è stata effettuata da un soggetto diverso rispetto a quello della fattura, non c’è niente di preciso da fare: risultando fittizia, non va registrata e decade autonomamente.
  • L’IBAN è errato: ti sei accorto di aver emesso una fattura corretta, ma di aver riportato l’IBAN sbagliato. In questo caso, non serve emettere nota di variazione, ma contattare il cliente e avvertirlo dell’errore.
  • L’aliquota è ridotta o assente: In entrambi i casi basta versare la differenza d’imposta.
  • L’IVA della fattura è calcolata in eccesso: bisogna rinunciare alla detrazione dell’imposta maggiorata ed emettere un’autofattura che sottolinei il tributo in difetto.
  • La fattura in reverse change è sbagliata: innanzitutto, occorre spiegare cosa sia il reverse change. Con questo termine inglese s’intende il regime d’inversione contabile. In questo caso, se l’acquisto è avvenuto da un fornitore situato in Europa, da cui non hai ricevuto la fattura entro il secondo mese successivo a quello in cui hai effettuato l’operazione d’acquisto, entro il 15 del mese dopo devi emettere un’autofattura in un unico esemplare ed evidenziando il numero di identificazione IVA del soggetto.
  • Sei tu a ricevere una fattura errata: insomma, può anche non essere colpa tua! In questo caso, devi contattare chi ha inviato la fattura e avvisarlo tempestivamente del suo errore. Se il soggetto che ha inviato non corregge, puoi pur sempre farlo tu entro trenta giorni dalla registrazione, con un documento integrativo. 

La nota di credito

È un documento fiscale che viene adottato da chi emette quando deve stornare in tutto o in parte una fattura emessa in precedenza. Si può emettere una nota di credito solo quando la fattura risulta emessa e consegnata al mittente. A parte i motivi che abbiamo visto prima, una nota di credito viene emessa quando:
  • la fattura è stata pagata in parte o è stata pagata in parte;
  • viene risolto un contratto.

Fattura elettronica contestata

Può succedere che una fattura venga contestata da un cliente. Che fare in questi casi? Scendiamo nel dettaglio.

Innanzitutto la contestazione di una fattura avviene quando colui che ha effettuato un acquisto ha fornito una giustificazione per cui non pagherà la fattura. Questo avviene per vari motivi, come a esempio se non si sono rispettati degli accordi o se il soggetto che ha fatto la contestazione ritiene che ci sia stata una maggiorazione ingiusta del prezzo finale.

Queste le cose che si possono fare:

  • se c’erano degli accordi con il cliente, rivederli e controllare che ci sia stata una redazione corretta dei documenti onde evitare fraintendimenti che hanno portato alla controversia;
  • Contattare il cliente per ascoltare la sua versione dei fatti e arrivare a un accordo;
  • rivolgersi a un avvocato e avviare quindi un’azione legale.

L’ultimo caso porta vari grattacapi: il magistrato che analizza la fattura emette un decreto ingiuntivo, o meglio un ordine formale nei confronti di chi ha fatto la contestazione per pagare l’importo della fattura e le spese legali. Chi ha emesso la fattura ha 60 giorni di tempo per avvertirlo dell’obbligo. Chi ha contestato la fattura ha invece 40 giorni per:

  • pagarla;
  • non pagare e non opporsi, ma dopo 40 giorni chi ha emesso la fattura può cominciare il processo di pignoramento;
  • fare opposizione e avviare la causa, in cui dovrà portare tutte le prove a suo favore.

Fatturazione elettronica semplificata

Prima di tutto diamo la definizione di fattura semplificata: è una classica fattura ma più veloce e agevole. Per l’emissione della fattura semplificata le piccole-medie PMI e i soggetti titolari di P. Iva possono usufruirne con il vincolo di non superare il limite dei 400€. Data l’estensione del budget dai 100 a 400€, la fatturazione elettronica semplificata ha ottenuto un notevole successo. Sin da subito questa modalità ha registrato una rapida espansione: non solo il “Food & Beverage”, ma anche un negozio al dettaglio o piccoli imprenditori artigiani e professionisti. Questi ultimi, infatti, hanno capito che la fattura elettronica semplificata è vantaggiosa e adatta alle loro esigenze commerciali perché sostituisce di fatto lo scontrino elettronico senza incorrere in sanzioni fiscali. La fattura semplificata include queste informazioni cruciali:
  • Data dell’operazione;
  • Un nome, una data e un numero unico progressivo (vedi sopra, la procedura dello SdI);
  • Nome dell’impresa o del soggetto titolare di P.iva e il suo indirizzo;
  • Numero di partita IVA del mittente;
  • Numero di partita IVA del destinatario con dati specifici correlati; 
  • La spiegazione del prodotto ceduto o il servizio prestato;
  • Non occorre riferirsi alla natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
  • Per i soggetti residenti in EU è necessario inserire il Paese di residenza, il numero di identificazione con Partita Iva comunitaria
  • Rendere chiara la somma totale e la cifra della tassa annessa.
La fattura semplificata contiene le informazioni essenziali e le somme decisamente più ridotte nel rispetto delle normative esistenti. Dal sito dell’Agenzia delle Entrate sulla propria area riservata è possibile trovare un archivio personale.

Fattura semplificata di cortesia

Una volta trasmessa la fattura semplificata, l’esercente o il professionista, titolari di partita IVA,  può consegnare al destinatario una copia cartacea della stessa fattura digitale. Il passaggio di consegna della copia cartacea al cliente si chiama proprio “fattura di cortesia”. Il suo rilascio, seppur non vincolante, certifica e attesta il movimento della merce o l’operazione realizzata.

Fattura elettronica differita

Questo genere di fattura elettronica viene emessa successivamente all’erogazione del bene o servizio. Data la sua natura riepilogativa, fa riferimento a più operazioni fatte in un certo mese. Di solito infatti la fattura differita contiene anche gli estremi del DDT o simili da cui si può risalire alla singola operazione.

Dato che vale sia per beni che per servizi, bisogna innanzitutto specificare se, nel caso sia avvenuta una cessione di beni, il DDT ha accompagnato la loro vendita o il loro trasporto; oppure, nel caso di una prestazione di servizi, è necessaria la presenza di un contratto, ricevuta fiscale o altro.

Di norma, la fattura differita deve essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo all’erogazione del bene o servizio; deve essere inoltre presente la data del mese a cui si riferiscono le operazioni ai fini della liquidazione IVA.

Ma ciò che di più ha preoccupato chi deve emettere fattura differita è la data di emissione da riportare. Ecco le opzioni possibili:

  1. La data dell’ultima operazione e quindi dell’ultimo DDT;
  2. La data della fine del mese in cui sono state effettuate le operazioni;
  3. La data di trasmissione allo SDI della fattura (quindi nel periodo compreso fra la data dell’ultimo DDT e il 15 del mese dopo).

Fatturazione elettronica con esigibilità IVA

Hai mai sentito nominare di questo tipo di fatturazione? Parliamone insieme. 

L’esigibilità IVA fa riferimento a quando l’IVA relativa a una precisa transazione deve essere versata. Si parla di questo genere di fatturazione in particolare quando una fattura viene emessa verso la Pubblica Amministrazione. 

Ci sono tre casi per determinare l’esigibilità IVA:

  1. è immediata quando si chiede il versamento nel momento in cui viene effettuata l’operazione. si può dire che verso la PA questo metodo viene scelto di comunque accordo con l’Amministrazione stessa in quanto non è l’opzione preferibile;
  2. è differita quando prevede il versamento solo quando il professionista o imprenditore riceve l’importo dovuto per la prestazione o vendita per evitare di versare denaro in anticipo. Questo è il metodo preferibile per i pagamenti verso la PA;
  3. è scissione del pagamento quando l’IVA viene versata direttamente dalla PA e non incassata da chi emette la fattura. 
L’esigibilità è da specificare nel momento in cui si invia una fattura elettronica, specificando I per immediata, D per differita e S per scissione. 
Se sei colui che emette la fattura, devi inserirla nel registro IVA separandola dalla quelle immediate, considerare l’IVA come rilevante ai fini della liquidazione solo nel periodo in cui l’importo è stato pagato e infine tenerla in considerazione per il totale del volume di affari.
Se sei chi effettua l’acquisto, devi inserire la fattura nel registro IVA acquisti, differenziarla dalle fatture immediate e detrarne l’acquisto fino a due anni dopo l’esigibilità dell’IVA.

Fatturazione elettronica: l’autofattura

Prima di tutto diamo la definizione di autofattura: è una fattura fatta da un’impresa o libero professionista verso se stesso. È un tipo di fattura particolare che è obbligatoria di IVA e l’emissione è a carico del destinatario.

Usata specialmente agli inizi, quando la legislazione permetteva ancora una manica larga sull’emissione delle fatture per permettere a tutti di adeguarsi, ora l’autofattura deve essere emessa solo in precise situazioni. Ecco i casi particolari: 

  1. Per un omaggio;
  2. Per un autoconsumo;
  3. Per una denuncia nel caso in cui ci sia stato un mancato ricevimento della fattura entro quattro mesi dalla data in cui si è effettuata un’operazione o quando si riceve una fattura irregolare. 

Il procedimento da attuare in quest’ultimo caso è il seguente:

  • bisogna effettuare il pagamento dell’imposta con versamento diretto;
  • si deve presentare all’Ufficio competente la copia corretta della fattura, e quindi un’autofattura. 

Tutto ciò deve avvenire nei trenta giorni dopo la scadenza dei quattro mesi. L’autofattura va contabilizzata con l’inversione contabile, rendendo zero l’IVA a debito confrontandola con quella a credito. 

La fattura elettronica e DDT

Alla fattura elettronica si accompagna il documento di trasporto, il cosiddetto DDT. Questo documento certifica l’effettivo servizio e/o acquisto di un bene, è compilato inserendo le specifiche indicazioni del mittente e destinatario così come precisazioni sul trasporto per evitare successive modifiche. Una volta pronto, viene inserito sul pacco affianco alla merce, che può essere inviata al destinatario tramite un corriere o un sistema digitale.

L’Agenzia delle Entrate ha fatto delle specificazioni:

  • nel caso di una fattura semplificata, ovvero emessa tra i 12 giorni dall’operazione, essa va a sostituire il DDT perché per la vendita di prodotti è sufficiente solo la sua emissione.
  • nel caso di una fattura differita vige l’obbligo di compilare il DDT, che può essere spedito o inoltrato in formato PDF.

Fatturazione elettronica: le sanzioni

Trattandosi di un argomento molto delicato e ricco di particolarità, le sanzioni previste sono molteplici.

Ritardare l’emissione, omettere o sbagliare l’invio della fattura può portare a conseguenze anche gravi. Vediamo alcuni casi:

  • Per la violazione di documentazione o registrazione senza però delle conseguenze sul calcolo dell’IVA, la sanzione prevista parte dai 250€ fino ad un massimo di 2.000€ a seconda della gravità.

  • Se la fatturazione viene emessa in ritardo, non viene fatta del tutto o è errata, si può incappare in una sanzione il cui importo parte dal 90% al 180% dell’imposta, con un minimo di 500€.

  • Se la violazione riguarda la registrazione di importi esenti, non imponibili, non soggetti ad IVA o soggetti al reverse change, l’importo parte dal 5% al 10% dei corrispettivi, con un minimo di 500€. Se non ci sono conseguenze sul calcolo dell’IVA o delle imposte sui redditi, la sanzione è compresa fra i 250€ e il massimo di 2.000€. 

  • Non è prevista alcuna sanzione se la fattura viene emessa e inviata all’Agenzia Delle Entrate entro il termine della scadenza della liquidazione IVA relativo al periodo a cui la fattura fa riferimento.

Non sono previste sanzioni in caso di violazioni solo formali.

Se dovessero esserci più violazioni, le multe sono applicate una alla volta secondo il principio del cumulo giuridico. Le sanzioni previste in caso di omessa, errata o tardiva fatturazione possono essere ridotte con ravvedimento operoso, e in questo caso le riduzioni previste sono le seguenti:

  1. Entro 90 giorni dall’omissione o errore, di 1/9;
  2. Entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA riferita all’anno in cui è stata commessa la violazione, di 1/8;
  3. Entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA che fa riferimento all’anno dopo in cui è stata fatta la valutazione, di 1/7.

Fatturazione elettronica carburanti

Per il recupero dell’IVA sui rifornimenti di carburante, da gennaio 2019 è obbligatoria la fatturazione elettronica; questo per sostituire in toto le schede carburante.

Ogni acquisto di carburante per esercizio d’impresa è documentato con la fatturazione elettronica. In genere, ogni fornitore di carburante si è attrezzato con una propria area riservata a cui accedere per effettuare il recupero.

L’acquisto quindi funziona in questo modo: nel momento in cui si va a fare rifornimento, il benzinaio deve annotarsi i dati anagrafici del cliente e il suo codice o indirizzo PEC. Per questo, l’Agenzia delle Entrate ha poi messo a punto un specifico QR Code che comunica tutti i dati per la fattura e il codice destinatario, che può quindi essere letto dal benzinaio nel momento in cui deve emettere la fattura. Il codice esiste anche in versione testuale che può quindi essere stampata o trascritta.

Il pagamento deve essere esclusivamente fatto con metodi tracciabili per usufruire della detrazione.

Carta carburante

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica per i titolari di partita IVA, la carta carburante ha innanzitutto sostituito la scheda carburante e si è inserita come strumento per la tracciabilità dei pagamenti del carburante. 

Prima di tutto diamo la definizione di carta carburante: è una carta prepagata, come può essere la carta prepagata della nostra banca, che agevola gli impiegati aziendali o liberi professionisti per gli spostamenti di lavoro. Al momento del rifornimento dal benzinaio prima di effettuare il pagamento sarà necessario esibire la carta carburante.

I vantaggi concreti sono numerosi: lo snellimento dell’operazione di pagamento, l’accesso alla detrazione della partita IVA e delle spese di carburante. Questi sono tutti benefici che consentono di usufruire delle agevolazioni fiscali. Sul mercato sono presenti tre modelli di carta carburante.

Carta carburante universale

La carta universale è legata a “Soldo Drive”. Si tratta di una carta prepagata che permette di rifornirsi in ogni distributore a patto che si accetti il pagamento con il circuito Mastercard. Quest’ultima modalità di saldo è tra le più affidabili e riconosciute nel mondo: infatti grazie alla sua peculiarità che la carta prende il nome di carta universale.

Anche se non propone sconti o premi di fatto assicura un netto risparmio perché si può scegliere da che benzinaio, il più economico o il più vicino.

Carta carburante monomarca

La carta monomarca è legata a famose realtà di carburanti, come Esso o Api. Si tratta anch’essa di una carta prepagata che consente di scegliere tra Esso o Api.

Con la carta monomarca si possono ottenere degli sconti o collezionare punti per l’estrazione di premi. Invece, la distribuzione del distributore affiliato può scarseggiare oppure non trovare la stazione più economica.

Carta carburante multimarca

La carta multimarca è una via di mezzo tra quella universale e quella monomarca. Si tratta anch’essa di una carta prepagata che consente di scegliere una serie di distributori convenzionati, beneficiare di sconti o bonus per regali.

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