Fatturazione elettronica carburante: le caratteristiche
Le cessioni di carburante sono state le prime operazioni B2B soggette a fatturazione elettronica. Pertanto, tutti i titolari di partita IVA che acquistano carburante per motivi di lavoro sono obbligati a richiedere la fattura elettronica ai gestori delle stazioni di rifornimento.
Come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, già a partire dal 1° Gennaio 2019 la scheda carburante è stata abolita.
L’art. 1, comma 920, L.205/2017 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica del carburante (gasolio, benzina, metano e gpl) per aziende, liberi professionisti e titolari di partita IVA.
Fattura elettronica carburante come funziona
Le imprese e i professionisti possono scaricare i costi del carburante acquistato per i mezzi di lavoro. Al momento dell’acquisto devono richiedere la fattura elettronica, comunicando al gestore i seguenti dati:
- Partita IVA
- Codice destinatario (in alternativa PEC) legato alla partita IVA
- Targa del veicolo interessato dal rifornimento
Tutti i distributori di benzina su territorio nazionale sono tenuti a emettere fattura elettronica al soggetto titolare di partita IVA che lo richieda.
Qualora sia un nuovo cliente, il gestore dovrà registrare la scheda anagrafica del titolare di partita IVA all’interno del programma software per poi poter procedere alla fatturazione elettronica in formato XML.
Per poter detrarre i costi del carburante è obbligatorio utilizzare un metodo di pagamento tracciabile: carta di credito, bancomat o carta prepagata. I dipendenti di un’azienda che si spostano su strada per necessità lavorative possono avere a disposizione una carta di credito aziendale.
Tale facilitazione agevola notevolmente le operazioni, in quanto registrando le transazioni tra dipendente e impresa, il processo di rimborso spese sarà notevolmente più fluido.
Come richiedere fattura elettronica al distributore?
Al termine dell’effettuazione del rifornimento da parte del gestore verrà conservata la ricevuta generata dal sistema o la stampa della colonnina self-service. Questo documento è fondamentale in quanto riporta le informazioni necessarie per compilare la fattura elettronica carburante.
La ricevuta contiene i seguenti dati:
- Numero della pompa
- Data di acquisto
- Tipologia di carburante
- Quantità di carburante
- Importo corrisposto
Dopo aver comunicato tutte le informazioni necessarie, il gestore della stazione di rifornimento sarà tenuto a emettere la fattura elettronica entro le 24 ore successive.
Il cliente che fa rifornimento sul momento non riceverà alcun documento, perché la fattura elettronica sarà indirizzata per via telematica direttamente all’AdE attraverso il SdI. Il Sistema di Interscambio effettua i dovuti controlli e, in caso di esito positivo, il documento elettronico viene recapitato all’azienda o al professionista coinvolti nell’operazione.
In caso di rifornimento self-service con distributore chiuso, basterà conservare la ricevuta di pagamento emessa dalla colonnina e portarla al gestore durante gli orari di apertura.
Carta carburante e fatturazione elettronica
Antecedentemente al 1° Gennaio 2019, data di attuazione della nuova normativa sulla fatturazione elettronica, le spese carburante potevano essere attestate sia dalla scheda carburante sia dalla carta carburante. La scheda carburante è stata soppressa, mentre la carta carburante è tuttora in uso.
La carta carburante consiste in una carta di credito, di debito o prepagata assegnata al dipendente dalla società per effettuare i pagamenti del carburante necessari agli spostamenti per lavoro. Esistono tre tipi di carta carburante:
- Monomarca, concessa da un’unica compagnia di distribuzione carburante (Q8, Eni, Essa etc..)
- Multimarca, permettono di rifornirsi presso diversi distributori aderenti al circuito
- Universale, che consente di rifornirsi in tutti i distributori in quanto non collegata con una marca
Pagando con la carta carburante si ha la possibilità di ricevere un’unica fattura a fine mese relativa a tutti i rifornimenti effettuati nel periodo. La fattura unica mensile, oltre a facilitare la gestione contabile, permette di ottenere anche una scontistica più favorevole se si utilizza un unico gestore.
Conclusioni
La fatturazione elettronica carburante riguarda le transazioni effettuate presso i distributori per motivi di lavoro. Di norma le aziende adottano una travel policy di rimborso per il dipendente che anticipa i soldi. In alternativa forniscono una carta carburante convenzionata con uno o più marche di distributori. In entrambi i casi l’esborso economico per il carburante rientra tra le spese detraibili.Condizioni necessarie sono l’utilizzo di un metodo di pagamento tracciabile e che la fattura elettronica sia correttamente compilata e inviata telematicamente all’AdE.
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