Prima nota contabile: che cos’è e a cosa serve
La prima nota contabile registra il flusso di entrate e uscite giornaliere di un’attività commerciale. Scopri qui come funziona e come redigerla.
Professionisti e aziende operano movimenti economici in denaro contante di cui a volte è difficile tener traccia. La prima nota aiuta a monitorare i conti aziendali, registrando i flussi finanziari giornalieri di un’attività imprenditoriale. La compilazione di questo documento è inoltre molto utile per il commercialista, che a momento debito potrà integrare o utilizzare i dati in essa riportati.
In questo articolo parleremo di come si redige la prima nota, di cosa prevede la normativa e degli strumenti più utili per la sua elaborazione.
Indice
Cos’è la prima nota?
La prima nota è dunque un registro contabile in cui ogni giorno vengono inserite entrate e uscite della cassa. Pur non essendo un documento obbligatorio, è altamente consigliato redigerlo.
La prima nota, infatti, può essere molto utile per la compilazione del libro giornale. Quest’ultimo è un documento ufficiale previsto dalla normativa e comprende tutte le movimentazioni in contanti legati all’attività d’impresa.
Prima nota come si fa e a chi è utile
Redigere la prima nota contabile è un’operazione piuttosto semplice.
La compilazione del documento non prevede un modello standard, bisogna solo seguire alcune semplici regole. Lo scopo di questo documento è registrare in ordine cronologico le transazioni, per poter poi essere riportate sul libro giornale.
Per ogni movimento dunque devono essere specificate:
- data dell’operazione
- riferimenti del documento (ricevute o fatture)
- importi singoli e totali
- descrizione completa della natura della transazione
- partite fuori cassa (banca o altro)
- il saldo cassa dopo l’operazione
Un registro prima nota ben compilato e preciso alleggerisce molto il lavoro del commercialista e permette al gerente un controllo ottimale di tutti gli aspetti contabili.
Quali operazioni vanno inserite
La prima nota redatta giornalmente in modo dettagliato è un documento utile ed efficace. È consigliabile inserire tutte le voci di seguito riportate:
- incasso fattura
- incasso corrispettivi giornalieri
- pagamento fattura d’acquisto
- pagamento retribuzioni
- versamenti bancari
- pagamento oneri (condominio, affitto locale, premi assicurativi ecc …)
- erogazione di un finanziamento
- accredito di un finanziamento
- prelievo contanti presso sportello o ATM
- pagamenti F23 / F24
- pagamento imposte e tasse
Quando si fa la prima nota
L’articolo 24 del DPR n. 633/1972 disciplina che la prima nota è obbligatoria per i commercianti al dettaglio esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi o per le aziende che hanno il registro dei corrispettivi in un luogo diverso da quello in cui si svolge l’attività.
Inoltre la Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 09/08/1979 sancisce che il registro prima nota acquisisce validità giuridica e fiscale solo se regolarmente numerato e bollato prima dell’uso.
Strumenti per redigere la prima nota
La prima nota contabile è un registro che non richiede particolari procedure per la compilazione. Inoltre, non essendo un documento obbligatorio non esistono modelli di riferimento.
Per la redazione prima nota ci si può avvalere di diversi supporti a seconda delle necessità personali e aziendali. Ecco un elenco degli strumenti maggiormente usati.
Formulari cartacei
Si tratta di moduli con tabelle prestampate facilmente reperibili presso cartolibrerie e forniture per uffici. Questo strumento è indicato per attività con poche movimentazioni di denaro.
L’unico svantaggio di questa scelta è la necessità di tenere a portata di mano una calcolatrice, in quanto le entrate, delle uscite e del saldo progressivo non è automatico.
Fogli di lavoro Excel
La prima nota di Excel riscuote molto successo tra i liberi professionisti e le aziende più piccole. L’utilizzo di questo foglio di lavoro permette, una volta introdotti i parametri, di calcolare in automatico entrate , uscite e saldo progressivo.
Lo schema della tabella Excel è pratico e intuitivo. Per una migliore organizzazione si consiglia di usare un foglio di lavoro per ogni mese dell’anno e un documento per ogni anno.
Software di Contabilità
Per le aziende con elevati flussi di operazioni è consigliabile affidarsi a software gestionali. Questi programmi devono essere un’organizzazione veloce e immediata del libro prima nota e hanno il vantaggio di essere sempre aggiornati.
Il software gestionale è generalmente utilizzato dalle aziende strutturate, ma recentemente anche realtà imprenditoriali più contenute si sono orientate verso questa pratica soluzione.
Conclusioni
Qualsiasi sia lo strumento di supporto per compilare la prima nota, il documento ottenuto risulta molto utile per la gestione aziendale e ancor di più per i consulenti commercialisti. Gestire in modo attendibile e ordinata i flussi economici è un punto di forza per ogni impresa o professionista che operi sul mercato.
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