Timbracartellini: la guida completa per gestire le presenze con il lavoro ibrido
I timbracartellini sono lo strumento principale con cui si possono validare le ore lavorate. Come si sono evoluti nel tempo? Si possono utilizzare anche in modo virtuale? Scopriamolo insieme.
Timbrare il cartellino alla vecchia maniera con il classico badge oppure utilizzare il proprio smartphone per farlo direttamente tramite un’interfaccia web: qual è la soluzione migliore?
Noi di Telnet Data abbiamo per primi scelto di affidarci alla digitalizzazione perché crediamo che grazie alla costante evoluzione tecnologica sia possibile trovare l’opzione che meglio risponde alle nostre esigenze.
Al giorno d’oggi, infatti, lo smart working e l’hybrid working (termini che non sono sinonimi) sono diventati ormai parte integrante della nostra quotidianità.
A dirla tutta, il lavoro ibrido ha permesso a molte aziende di sopravvivere durante gli anni della pandemia, mantenendo intatta la loro produttività.
In questo contesto, la timbratura virtuale diventa un tassello fondamentale: cerchiamo di capire come funziona!
Indice
Il graduale progresso del sistema di rilevazione presenze
Uno dei primi metodi per gestire l’orario lavorativo dei dipendenti privati o pubblici di qualsiasi settore merceologico è stata la compilazione del registro all’entrata e all’uscita.
Il primo progresso è stato il passaggio dal registro presenze al cartellino cartaceo e per l’elaborazione dei dati si usavano i fogli Excel.
Gradualmente, grazie agli sviluppi tecnologici dal cartaceo si è passati al cartellino elettronico, ovvero il badge magnetico, che ha sostituito tutte le vecchie modalità di timbratura.
Di recente, la digitalizzazione ha inaugurato un nuovissimo sistema di rilevazione presenze: la timbratura biometrica (impronte digitali o riconoscimento facciale), che in verità ha sollevato numerose discussioni relative alla violazione della tutela della privacy del lavoratore.
Sistemi rilevazione presenze
La giornata di ogni lavoratore dipendente inizia con la timbratura del cartellino: un gesto quotidiano diventato ormai un automatismo.
In Italia, il classico cartellino cartaceo è ancora presente se guardiamo ad imprese o realtà di piccole dimensioni, ma la timbratura con badge è la più diffusa.
In più, nel territorio nazionale abbiamo una varietà commerciale molto ampia e perciò la gestione delle timbrature si modula a seconda delle esigenze: ogni azienda, punto vendita, ristorante o altro settore come quello edile segue la propria casistica.
Di conseguenza, si diversifica anche la timbratura accessi. Nello specifico, diventa necessario non solo rilevare l’orario lavorativo dei dipendenti a tempo pieno ma anche seguire la gestione part-time, i dipendenti che lavorano a giorni alterni, quelli che fanno turni serali o notturni.
Allo stesso tempo, è fondamentale strutturare un piano di controllo accessi per le attività che hanno più sedi, per le imprese che chiamano una tantum consulenti esterni oppure il personale che ogni mese si reca all’estero.
Senza dubbio emerge che per quanto numerose possano essere le realtà commerciali e differenziata la gestione delle timbrature tutte hanno lo stesso comune denominatore: l’obbligo della rilevazione presenze.
Cos'è il badge elettronico e come funziona
Abbiamo una buona notizia!
Sapevi che questa crescita informatica è stata una svolta non solo per le aziende ma anche per tutti gli altri settori commerciali che hanno deciso di aggiornarsi, mantenersi competitivi rimodulando i vecchi standard?
La svolta tecnologica si è indirizzata non tanto verso la nuovissima timbratura biometrica quanto più verso il potere del software.
Un software di rilevazione delle presenze semplice ed efficace esiste? Certo!
Il software di rilevazione presenze esiste e sta migliorando non solo il lavoro del settore dell’amministrazione per l’elaborazione buste paghe, contributi, ferie, permessi e straordinari ma anche la quotidianità del dipendente sul luogo di lavoro che può monitorare il suo status accedendo dal web al sito aziendale: ad esempio, la visualizzazione delle ferie arretrate da smaltire, i permessi o i corsi di formazione.
Quindi, l’obbligo di rilevazione presenze resta lo stesso, ma si rinnova. Anzi, la quotidianità si è arricchita alleggerendo il peso senza perdere la credibilità. E l’esempio concreto è proprio il badge elettronico.
Un badge ha la stessa dimensione di una tessera sanitaria. Alcuni possono riportare nome e cognome del lavoratore, altri il codice a barre o il QR code. Di fatto, è una tessera che identifica tutti i dati del dipendente.
Il software di rilevazione presenze raccoglie in automatico le timbrature giornaliere. Per lo più, queste ultime rispecchiano i tempi scanditi dall’azienda, ma al tempo stesso possono essere modulate a seconda delle esigenze personali del dipendente. Nello specifico, parliamo non solo della timbratura di accesso, ma anche quella di pranzo e quella di uscita.
Il suo utilizzo è semplice: il dipendente con il badge in mano lo passa davanti al timbratore oppure lo appoggia sul dispositivo prima dei tornelli.
La timbratura con badge ha apportato numerose migliorie, tra cui una gestione della rilevazione delle presenze più rapida ed efficace. Allo stesso modo, la responsabilizzazione del dipendente è aumentata perché l’utilizzo del badge è consentito al singolo soggetto registrato.
Badge virtuale
Voi credete sia possibile lavorare e registrare le presenze in modo virtuale? O si tratta di magia?
Certo che no: vediamo meglio a cosa ci si riferisce!
Finalmente non saranno più necessari i terminali fissi per la rilevazione presenze, ma grazie a questo progresso tecnologico il sistema software in cloud sarà (anzi, lo è già) la soluzione che si sta sempre di più espandendo nelle aziende italiane.
La semplicità nell’approccio e nell’utilizzo di un software in cloud sta nel fatto di agevolare il programma rilevazione presenze e di risparmiare tomi di carta.
E così la gestione delle timbrature diventa più efficiente ed automatica perché il server tiene traccia di tutti i dati come orari, giustificativi e assenze.
Tra l’altro, lo spazio cloud è un grande contenitore che raccoglie informazioni che possono essere condivise e trasmesse ad altri utenti o dispositivi in tempo reale.
Il vantaggio più innovativo è la versatilità: il dipendente dopo aver scaricato l’app con l’utilizzo dello smartphone oppure di un tablet può timbrare il cartellino virtuale da qualsiasi luogo. Il badge virtuale si sta annoverando tra le maggiori rivoluzioni del millennio.
Per di più, pensiamo alla situazione attuale legata alla pandemia.
Molte aziende e realtà commerciali sono state vincolate ad adottare la modalità dello smart working per diminuire gli spostamenti dei dipendenti, ma allo stesso tempo lo scetticismo associato a chi lavorava da casa o fuori sede è stato superato.
La prova ha portato risultati positivi e concreti: le timbrature virtuali mediante applicazioni digitali funzionano.
Lavoro ibrido e gestione delle presenze
Nella modalità di lavoro tradizionale pre-pandemia il monitoraggio degli accessi in ufficio avveniva attraverso l’uso del timbracartellino e altre forme di controllo similari.
Oggi gli strumenti di rilevazione di presenza sono cambiati e sono stati adattati alle nuove modalità lavorative.
L’introduzione di software gestionali avanzati, di cui abbiamo parlato prima, consente di rilevare e tenere traccia degli accessi del personale ai server aziendali.
In questo modo, cambia completamente l’approccio di verifica della presenza: non più incentrata sulle ore di lavoro regolamentate dal contratto, ma sulla produttività e l’efficienza rilevate dagli indicatori di performance interni.
Che cos’è il lavoro ibrido
Il lavoro si definisce ibrido quando il lavoratore svolge le proprie mansioni in modo flessibile sia da remoto (da casa, o da qualsiasi altro luogo) sia in presenza presso la sede aziendale.
Il lavoro ibrido mira a coniugare le esigenze della persona con l’operatività dell’ufficio, soddisfacendo entrambi gli attori coinvolti nell’accordo. Le applicazioni pratiche del modello ibrido possono differire in maniera anche sostanziale. Le aziende, dopo un lungo periodo di emergenza in cui l’hybrid working ha rappresentato una necessità, stanno rodando un modello definitivo implementandone le potenzialità.
Il lavoro ibrido può essere operato in due modalità:
- Remote-first: la componente remota è predominante rispetto alla presenza in ufficio
- Office-first: la presenza in ufficio è prioritaria rispetto al lavoro da casa
La visione innovativa dell’hybrid working riguarda la razionalizzazione dell’attività d’impresa. Essa favorisce un’attività produttiva connessa al raggiungimento dell’obiettivo (personale e aziendale) piuttosto che al tempo trascorso in ufficio. La presenza dei dipendenti sul luogo di lavoro viene richiesta per determinati motivi o scopi strategici.
Hybrid Work e Smart working, le differenze
Hybrid work e smart working, termini presi in prestito dall’inglese, vengono spesso usati come sinonimo pur rappresentando modalità differenti di lavoro a distanza.
Il termine smart working è entrato nell’uso quotidiano della lingua parlata nel 2020 a seguito del lockdown dovuto all’emergenza sanitaria. La modalità di lavoro smart ovvero il “lavoro agile” ha rappresentato la salvezza di molte imprese, soprattutto di medie e piccole dimensioni. Attraverso lo smart working il dipendente espleta la propria attività fuori dai locali aziendali, in piena autonomia dal punto di vista logistico e orario. In buona sostanza, la persona decide dove, come e quando svolgere il proprio lavoro in modalità asincrona e asimmetrica, dunque senza alcun vincolo, a parte il raggiungimento del risultato.
L’hybrid working rappresenta un mix tra smart working e lavoro tradizionale, in cui le aziende si orientano tra le modalità remote-first e office-first, allontanandosi dunque dalla soluzione di smart working integrale. Il lavoro ibrido rappresenta una sintesi tra tradizione e innovazione volta a rispondere alle nuove esigenze dei lavoratori e allo stesso tempo a rendere le aziende competitive sul mercato.
Punti di forza del lavoro ibrido
Secondo numerosi studi, il modello ibrido costituisce la nuova frontiera del lavoro, una nuova normalità che giova a dipendenti e imprese, ma che cela anche qualche svantaggio. Cominciamo evidenziando gli aspetti positivi dell’hybrid working:
Connubio perfetto tra lavoro tradizionale e lavoro smart
L’alternanza presenza/remoto permette al dipendente una migliore gestione della vita privata, che si riflette anche sulla performance lavorativa. I dati dimostrano un aumento generale della produttività fino al 60%, rispetto al tradizionale orario 9-17 in presenza. I periodi di lavoro svolti in presenza contribuiscono a mantenere i rapporti sociali tra i dipendenti e a ravvivare il senso di appartenenza all’azienda.
Dipendenti soddisfatti
La libertà di lavorare dove e come si vuole influisce in maniera positiva sulla soddisfazione dei collaboratori. I motivi sono diversi:
- benefici a livello psicologico dovuti alla piena capacità di controllo e pianificazione degli impegni
- vestirsi in maniera informale
- trascorrere più tempo con i famigliari
- lavorare in un ambiente accogliente e confortevole
Possibilità di inserimento nell’organico di nuovi talenti
Il lavoro da remoto apre nuove possibilità per l’inserimento di risorse non residenti nel territorio dell’impresa. La rimozione dei limiti geografici consente l’accesso a un bacino di talenti potenzialmente illimitato, con possibilità di organizzare gruppi di lavoro con competenze trasversali. Tutto questo si traduce in maggiore creatività, capacità di problem solving ed elevata innovazione.
Riduzione dei costi
L’hybrid workplace è il nuovo ambiente di lavoro studiato per ottimizzare gli spazi abbattendo i costi per le aziende, grazie a una riorganizzazione totale della sede operativa. Più nello specifico, la riprogettazione prevede:
- Riduzione della metratura degli ambienti dovuta alla diminuzione delle postazioni fisse.
- Riconfigurazione flessibile: più tavoli riunione e spazi collettivi, grandi schermi per la condivisione di progetti, segnaletica digitale per informare i colleghi sul tema delle riunioni in corso, zone relax, dispositivi per la prenotazione di postazioni.
Maggiore sicurezza
La campagna vaccinale in corso sta lentamente dando i suoi frutti, ma rimangono in vigore le misure di distanziamento sociale e tutte le precazioni per evitare ulteriori contagi. In questo contesto, lavorare da remoto rappresenta una sicurezza per tutti: ridurre le presenze in sede equivale a maggiore spazio personale per chi è in presenza e minori rischi per tutti. I lavoratori flessibili in questo modo evitano di prendere i mezzi pubblici o ne usufruiscono in orari non di punta, garantendo maggiore protezione anche al loro nucleo familiare.
I contro del lavoro ibrido
Tra gli svantaggi del lavoro ibrido possiamo citare:
Rischio di burnout
Chi lavora da remoto è libero di lavorare quanto vuole e anche di usufruire di minori momenti di pausa. Il fatto di non poter essere visti induce, inoltre, il dipendente a lavorare più del dovuto per dimostrare l’impegno. Ma anche solo dedicare qualche ora ai figli o a sé stessi può provocare un senso di colpa che porta a lavorare di più, a sentirsi più sotto pressione fino al burnout. Per arginare tale rischio è opportuno evitare l’overworking ed eventualmente praticare esercizi antistress e tecniche di respirazione.
Mancato riconoscimento da parte dei superiori
Lavorando da remoto può mancare il riconoscimento dei superiori, che di contro possono facilmente assegnare a chi è in presenza. In questo senso è compito dell’impresa sviluppare una cultura del feedback, che se dato con regolarità può aiutare i dipendenti aumentando il senso di appartenenza alla realtà aziendale e a non sentirsi emarginati. Il supporto corretto e integrato dei lavoratori aumenta lo spirito collaborativo e non crea disuguaglianze tra i dipendenti.
Senso di isolamento
Lavorare a distanza può generare un vero e proprio senso di solitudine, che può essere attutito dai giorni di presenza in ufficio, ma non eliminato completamente. Per contenere il problema l’azienda deve osservare il mood dei collaboratori e all’occorrenza organizzare sessioni di team building volte a rafforzare i rapporti tra dipendenti e tra azienda e dipendenti.
Badge virtuale
Nella modalità di lavoro tradizionale pre-pandemia il monitoraggio degli accessi in ufficio avveniva attraverso l’uso del timbracartellino e altre forme di controllo similari.
Oggi gli strumenti di rilevazione di presenza sono cambiati e sono stati adattati alle nuove modalità lavorative.
L’introduzione di software gestionali avanzati, di cui abbiamo parlato prima, consente di rilevare e tenere traccia degli accessi del personale ai server aziendali.
In questo modo, cambia completamente l’approccio di verifica della presenza: non più incentrata sulle ore di lavoro regolamentate dal contratto, ma sulla produttività e l’efficienza rilevate dagli indicatori di performance interni.
Hybrid Work: il futuro del lavoro dipendente
I vantaggi del lavoro ibrido hanno convinto la maggior parte delle imprese ad adottare questa proficua modalità di impiego. Se sei in procinto di sviluppare l’hybrid working per la tua azienda, assicurati di avere a disposizione almeno queste tecnologie come base di partenza:
- Software per la gestione delle presenze/assenze a distanza: un programma che ti permetta di gestire in tempo reale eventuali criticità sia dei collaboratori in sede che da remoto. Utile anche per monitorare chi è in presenza per la gestione delle postazioni e per questioni di sicurezza. Inoltre attraverso il software il dipendente può segnare le ferie o i permessi sia dal proprio pc che da app dedicata.
- Sistema evoluto di digitalizzazione e accesso ai documenti: i collaboratori che lavorano da remoto devono poter accedere in tempo reale ai documenti e al materiale necessario per svolgere i propri compiti. La digitalizzazione di dati e documenti in uno spazio virtuale attraverso un Gestionale Cloud permette l’accesso a ogni utente abilitato, indipendentemente dal luogo dove si trova e dal device in uso.
- Canale di comunicazione immediato e sempre aggiornato: comunicare con i dipendenti dislocati in luoghi diversi può risultare un operazione complessa, se non si è muniti di uno strumento idoneo. Un software programmato per la creazione e l’invio veloce di comunicazioni con possibilità di controllo di ricezione e lettura facilita notevolmente i flussi di lavoro.
Timbrature virtuali con Data Working
Data Working è l’App realizzata da Telnet Data per la rilevazione presenze dei dipendenti sia per timbrature in azienda che presso cantieri o in smart/hybrid working. Consente inoltre di monitorare gli accessi in azienda.
Con Data Working puoi personalizzare completamente la tua azienda:
- Controllo delle presenze:
– Imposta diverse tipologie di orari
– Registra specifici giustificativi
– Elabora i dati in comodi cartellini
– Esporta le presenze secondo i formati dei principali software paghe
– Gestisci tutte le filiali - Gestione accessi: gestisci tutti i varchi della tua azienda, controllando gli accessi autorizzati e quelli irregolari
- Rilevatore presenze: è sufficiente inquadrare il QR Code generato dai nostri sistemi e la timbratura cartellino verrà salvata in cloud sul gestionale Telnet Data
In Telnet Data abbiamo puntato al miglioramento della qualità e trasparenza del lavoro non solo per il datore ma anche per il dipendente stesso.
Con il software in cloud Data Working la timbratura offline e online sono complementari.
Tra un timbratore fisso con badge elettronico e un‘app per la gestione delle presenze con codice QR, tu quale preferisci? Con la nostra soluzione, puoi anche non scegliere!
Contattaci subito per avere maggiori informazioni e ottenere una prova gratuita di 10 giorni senza vincoli.
E ricordati di timbrare, che tu lo faccia online o offline!