Inventario di magazzino: i vantaggi di gestirlo al meglio
L’inventario di magazzino è una delle operazioni contabili che le imprese devono svolgere ogni anno a chiusura dell’esercizio.
Si tratta di un’attività fondamentale non solo per la gestione delle scorte e movimenti di merce, ma per alcune aziende l’inventario risulta addirittura obbligatorio. Un processo complesso che se ben pianificato e gestito permette di migliorare i tempi di lavoro, contenere i costi e aumentare l’efficienza operativa dell’azienda.
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Inventario magazzino a cosa serve?
L’inventario serve a determinare le giacenze di materiali, prodotti e semilavorati presenti in magazzino. Un’operazione capillare che se ben effettuata porta miglioramenti evidenti sul piano della produttività e dell’organizzazione. Attraverso il controllo delle scorte, delle giacenze e dei flussi di entrata e uscita delle merci si potrà offrire al cliente un servizio più fluido e funzionale.
Inoltre fare l’inventario fisico in magazzino permette di verificare che quantità e caratteristiche delle scorte coincidano con i dati presenti nel sistema informatico in uso. Durante l’operazione gli addetti perseguiranno i seguenti obiettivi:
- Individuare merci deperite o in deterioramento
- Valutare le merci obsolete che generano costi di stoccaggio inutili
- Sanare eventuali incongruenze dovute a errori
- Controllare eventuali perdite di merce per furti o altre cause
Terminato l’inventario, il responsabile riporterà:
- La percentuale di variazione per valore e unità tra il presunto e l’effettivo
- Le cause delle possibili incongruenze
- Le azioni da intraprendere per ottimizzare la gestione dello stock
Inventario di magazzino è obbligatorio?
Secondo l’Art.14 co.1 lettera D) del DPR 600/73 alcune attività hanno l’obbligo di fare l’inventario e presentare la contabilità di magazzino:
- Enti privati commerciali
- Enti pubblici commerciali
- Enti non commerciali (limitatamente all’attività commerciale)
- Società di capitali
- Società di persone in contabilità ordinaria
- Persone fisiche esercenti attività d’impresa in contabilità ordinaria
- Soggetti non residenti limitatamente alle attività commerciali esercitate in Italia con organizzazioni stabili
Le suddette categorie, per rientrare nell’obbligo legislativo, devono altresì superare contemporaneamente i seguenti limiti:
- Ricavi superiori a € 5.164.568,99
- Rimanenze superiori a € 1.032.913,80
Tutte le categorie che superano i valori ai punti 1. e 2. per due anni consecutivi sono tenute obbligatoriamente a redigere e presentare l’inventario merce dal terzo anno. La contabilità di magazzino è fondamentale per redigere correttamente il bilancio dell’attività. La legge prevede infatti che tutte le rimanenze debbano essere conteggiate ai fini del bilancio (Art.2426 n.9 del CC).
Le attività che non sono sottoposte all’obbligo legislativo di inventario devono comunque presentare la dichiarazione dei redditi d’impresa, documento in cui la valutazione delle giacenze è parte integrante. Nell’inventario di magazzino devono essere inseriti:
- Beni, merci, semilavorati e materie prime giacenti presso i magazzini, locali e depositi appartenenti all’azienda
- Merci e articoli disponibili presso terzi, ma di proprietà aziendale
- Beni aziendali acquistati ma ancora in transito e dunque non recapitati a destinazione
Come redigere l'inventario di magazzino
Da dove iniziare a redigere l’inventario?
Ecco alcuni consigli utili che possono agevolare il lavoro:
- Stabilire i parametri di classificazione: raggruppare le giacenze in categorie omogenee (unità, volume, peso, valore economico ecc…).
- Istruire gli operatori: gli addetti al magazzino devono essere al corrente delle misure intraprese e come utilizzare al meglio gli strumenti a disposizione.
- Scegliere il momento giusto: i periodi di minore attività sono i migliori per stilare l’inventario in quanto non si limita l’operatività del magazzino.
- Informare i fornitori: stilare l’inventario è un’operazione che blocca l’entrata e l’uscita delle merci. I responsabili della logistica devono programmare l’operazione con largo anticipo avvertendo fornitori e clienti riguardo la tempistica.
- Controllare dispositivi e risorse documentali: strumenti e documenti necessari alla compilazione dell’inventario devono essere controllati in anticipo per evitare inconvenienti dell’ultimo minuto.
A questo punto non rimane che scegliere il supporto più efficiente per fare l’inventario.
Scelta della tipologia di inventario
La scelta dipende principalmente dai volumi delle operazioni e dalla grandezza dell’impresa:
- Inventario cartaceo: la soluzione più classica, valida per attività di piccole dimensioni. Redigere un inventario cartaceo è un’operazione semplice: basta dividere i prodotti in magazzino per categorie secondo il business aziendale. A seguire si sceglieranno delle sottocategorie per indicare la velocità di esaurimento di un dato prodotto. Quest’ultima operazione permetterà di capire quali sono gli articoli maggiormente venduti per poter ri-approvvigionare il magazzino. I prodotti dovranno essere disposti in aree del magazzino facilmente accessibili. È buona norma inoltre indicare il contatto del fornitore dell’articolo per poter velocizzare la pratica di riassortimento. A questo punto si può procedere a etichettare gli scaffali del magazzino e a creare delle tabelle su supporto cartaceo in grado di riprodurre la suddivisione effettuata. Nella tabella di ogni prodotto si dovrà indicare il costo, la frequenza di ordine, la quantità minima e il contatto del fornitore. L’inventario cartaceo dovrà essere aggiornato costantemente per mantenere un controllo efficiente del magazzino.
- Inventario Excel: l’inventario tramite foglio Excel è la soluzione più pratica per le PMI. Aggiornando i fogli di lavoro con i flussi di merce in entrata e in uscita, a fine anno si avrà il conteggio effettivo delle scorte senza perdere tempo in controlli e revisioni. I fogli Excel dispongono inoltre di estensioni aggiornabili attraverso i lettori di codice a barre: il processo di inserimento degli articoli in entrata risulta estremamente fluido.
- Software gestionale: la soluzione perfetta per tutte le aziende che vogliono mantenere un controllo di gestione continuo. Questi programmi innovativi memorizzano e gestiscono in modo automatico tutti i processi legati al magazzino. Potrai facilmente reperire informazioni immediate su ordini, merce in ingresso e in uscita, evasioni e giacenze secondo una configurazione personalizzata in base alle esigenze aziendali.
Quando si redige l'inventario
La periodicità con cui vengono realizzati gli inventari determina le diverse tipologie:
- Inventario annuale: l’operazione viene effettuata in chiusura di esercizio (primi giorni di gennaio). La scadenza annuale viene solitamente adottata da aziende che non trattano grandi volumi di merce. In questa tipologia di inventario risulta difficile sanare in tempo le possibili incongruenze del conteggio.
- Inventario a rotazione: viene realizzato con scadenze ridotte (bimestrale o trimestrale) in base alle esigenze aziendali. Generalmente si approfitta dei periodi di bassa per non compromettere l’attività logistica.
- Inventario permanente: il controllo delle giacenze è operato tramite software specifico, in grado di aggiornare i dati del magazzino in tempo reale. Il programma computa tutti i flussi senza necessità di bloccare o limitare le attività logistiche.
Vantaggi di un inventario ben gestito
Nonostante l’organizzazione dell’inventario sia complessa e poco piacevole per gli addetti ai lavori, se ben gestita apporta indubbi vantaggi all’azienda:
- Fa emergere le incongruenze tra la merce registrata e quella effettivamente vendibile e presente in magazzino.
- Agevola il raggiungimento degli obiettivi aziendali: in caso di incongruenze si provvede al riassortimento degli articoli mancanti, obsoleti o danneggiati senza lasciare sguarnito il magazzino. L’intervento immediato assicura la continuità del business.
- Indica l’andamento delle vendite dei prodotti: essere consapevoli di quali sono gli articoli più apprezzati dai clienti è importante per rafforzare le strategie di vendita. Se un prodotto rimane in giacenza in magazzino troppo a lungo è necessario capire il motivo ed eventualmente optare per una promozione/sconto o cambiare il target di vendita.
- Agevola la pianificazione degli ordini: alcune tipologie di prodotti richiedono tempi lunghi di produzione, l’inventario di magazzino è fondamentale per individuare le merci in esaurimento e permettere così all’ufficio acquisti di provvedere al reintegro.
- Ottimizza le strategie di pricing: l’inventario di magazzino se opportunamente gestito evidenzia i prodotti più richiesti dai consumatori. Questo permette di valutare possibili oscillazioni di prezzo al fine di massimizzare il profitto.
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Conclusioni
Un inventario di magazzino ben fatto è un punto di forza per ogni azienda, grande o piccola che sia.
I dati raccolti evidenziano l’andamento del business, permettono di massimizzare i profitti e abbattere i costi di stoccaggio.
La gestione efficace e continua del magazzino non può prescindere dalla soluzione digitale. Un software potente e versatile come Data Sell rende il processo estremamente preciso e veloce, senza rischi di interruzione delle attività.
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