Fattura elettronica rifiutata, che cosa fare?

fattura elettronica rifiutata vettoriale documento con punto esclamativo

Una volta emessa la fattura elettronica in formato XML, il Sistema di Interscambio processa il documento e lo invia al conferimento indicatore sulla fattura stessa. Durante l’acquisizione l’Agenzia delle Entrate effettua dei controlli formali e sostanziali. Qualora venga riscontrati degli errori la fattura viene scartata e considerato come non emessa. 

In questo articolo risponderemo ai dubbi relativi alle fatture scartate o rifiutate dal SDI e dalla PA e vedremo quali sono le strade percorribili per rimediare agli errori.

Indice

Fattura elettronica scartata dallo SDI cosa significa

Come anticipato, se la fattura elettronica non supera i controlli del SDI , il sistema blocca l’invio del documento al conferimento ed emette una notifica di scarto all’emittente .

Ma quali sono i parametri di controllo dell’AdE?

La verifica avviene valutando i criteri di seguito elencati :

  • Nomenclatura e unicità del file trasmesso
  • Dimensioni del file
  • Integrità del documento e autenticità del certificato di firma (se firmato con le tecnologie ammesse dalle Specifiche Tecniche)
  • Conformità del formato fattura
  • Coerenza e validità del contenuto della fattura
  • Unicità della fattura
  • Recapitabilità della fattura

Gli errori riscontrati possono riguardare:

  • Codice conferimento del cliente
  • Codici Fiscali o le Partite IVA trascritti in fattura
  • Presenza di duplicati
  • Certificato di firma non valido (scaduto, revocato o non affidabile).

Relativamente all’ultimo punto è necessario specificare che la verifica dell’autenticità della firma interessa solo le fatture verso la PA per le quali la firma è condizione obbligatoria. Di contro, per le fatture elettroniche emesse verso i privati, in cui l’apposizione della firma elettronica è opzionale, il controllo è effettuato solo sui documenti firmati.

Il Sistema di interscambio ha 5 giorni di tempo per effettuare i controlli e la consegna delle fatture ai destinatari. Entro lo stesso lasso di tempo viene inviato la Notifica o Ricevuta di Scarto con il codice identificativo dell’errore rilevato (ad es. codice 00100 – Certificato di firma scaduto).

Fattura elettronica rifiutata, cosa fare?

Una volta che l’emittente riceve la fattura elettronica rifiutata può optare per le seguenti alternative:

  • Correggere la fattura scartata e rinviarla con gli stessi dati e numerazione al massimo entro 5 giorni dal ricevimento della Notifica di Scarto.
  • Emettere una nuova fattura con data e nuova numerazione: numerazione e la data devono essere coerenti con la sequenza di documenti emessi dopo la fattura scartata.
  • Emettere una nuova fattura con nuova data e numerazione speciale: la numerazione, pur rispettando un ordine progressivo, deve attestare che si tratta di una fattura che rettifica il precedente documento scartato dal sistema. A titolo di esempio, l’Agenzia delle Entrate riporta le numerazioni n/R on/S per identificare le fatture emesse in data successiva a quella non processata e inserita in un apposito registro selezionale.

Fattura elettronica rifiutata

Per ogni fattura elettronica emessa a favore della Pubblica Amministrazione è previsto l’invio da parte della PA di una “Notifica di esito committente” di accettazione o rifiuto.

La Pubblica Amministrazione ha dunque facoltà di non accettare la fattura e di comunicarlo tramite il Sistema di Interscambio entro 15 giorni dalla data di consegna. Trascorso tempo il SDI invia a questa entrambe le parti una Notifica di Decorrenza dei Termini.

La Notifica di Decorrenza dei Termini implica dunque l’esito positivo di ricezione e inoltro della fattura elettronica da parte del sistema. Nel caso entrambe le parti ravvisino un errore, è comunque possibile correggere il documento e inviarlo anche successivamente alla decorrenza dei termini di rifiuto da parte del SDI.

La PA non ha nessun obbligo di trasmettere al fornitore l’esito o, decide di farlo, di avvalersi del SDI e non di altri canali di comunicazione (pec, mail o telefono). Se la fattura elettronica viene respinta utilizzando il SDI, il sistema trasmetterà il rifiuto al trasmittente.

Fattura elettronica rifiutata, cosa fare?

Una volta che la fattura viene rifiutata, il trasmittente può decidere di:

  • Emettere la medesima fattura (stesso numero e data) correggendo gli errori in base ai codici comunicati dalla PA nella ricevuta di rifiuto. Questa è l’opzione più gradita agli enti se non hanno ancora contabilizzato il documento.
  • Emettere una Nota di Credito e procedere a una nuova emissione di una fattura corretta. Procedura da seguire nel caso in cui la fattura sia stata già contabilizzata e solo in seguito venga riscontrato l’errore.

Conclusioni

Le fatture elettroniche possono essere rifiutate sia dal Sistema di Interscambio sia da entrambi i soggetti coinvolti nello scambio documentale. Nel caso di fattura elettronica rifiutata dalla PA i canali utilizzati per la notifica, peraltro non obbligatorio in questo caso, possono essere diversi. In ogni caso esistono opzioni per correggere gli errori e riconciliare la progressività contabile.

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