Fattura proforma: che cos’è e a cosa serve
La fattura proforma è un documento senza valore fiscale utile al cliente per verificare prezzi e correttezza dei dati fiscali prima dell’emissione della fattura. Scopri qui come funziona e chi deve emetterla.
La fattura proforma è un documento che anticipa la fattura fiscale vera e propria, ma non ha alcun valore fiscale. È molto utile per verificare preventivamente la correttezza dei dati ed evitare eventuali errori nella fattura definitiva.
In questa mini-guida analizzeremo nello specifico tutti gli aspetti che riguardano la fattura proforma.
Indice
Che cos’è la fattura proforma
La fattura pro-forma, come evidenzia il nome, è un documento “per la forma”: una bozza da visionare prima dell’emissione della fattura fiscale definiva. Il documento è uno strumento molto usato sia dai professionisti che dalle aziende. All’interno della fattura proforma si attestano:
- I servizi/prodotti che l’azienda o il professionista fornisce al cliente
- Il costo dei suddetti servizi/prodotti
- I dati utili per il pagamento dei servizi/prodotti
- I dati di fatturazione del cliente che ha richiesto i servizi/prodotti
A cosa serve una fattura proforma
L’emissione della fattura pro-forma permette di operare le dovute correzioni in caso di errori e di apportare le modifiche necessarie per redigere la versione finale del documento fiscale. Pur non avendo valore fiscale e non rappresentando un obbligo di pagamento, riveste una fondamentale importanza sia per il cliente che per il fornitore:
- Il cliente può verificare i prezzi di vendita e la correttezza dei dati inseriti prima dell’emissione della fattura fiscale
- Il fornitore evita in caso di inesattezze di dover emettere delle note di credito per stornare le fatture
Chi emette fattura proforma
La fattura pro forma è emessa dal fornitore della prestazione/prodotto e non rappresenta un obbligo né per il cliente di pagare né per il fornitore di erogare il servizio o consegnare il prodotto.
La fattura proforma posticipa il pagamento IVA fino al momento del saldo della fattura fiscale definitiva da parte del cliente.
Quando si emette una fattura pro forma?
La fattura proforma, compilata da aziende, liberi professionisti e attività commerciali, ha un duplice obiettivo:
- tutelare il venditore
Questo documento riassume gli importi con tutte le indicazioni del servizio/prodotto mostrando i tempi e modalità di pagamento.
- assistere il cliente.
La fattura proforma è un documento riepilogativo che dà la possibilità al cliente di apportare modifiche prima della conferma al pagamento.
Qual è la differenza tra fattura proforma e fattura?
Questi due documenti sono molto simili tra loro ma vediamo da vicino quali sono le differenze tra la fattura proforma e la fattura commerciale.
La spiegazione della loro differenza è semplice. La fattura proforma è un documento:
- senza valore fiscale;
- senza IVA;
- nessuna archiviazione;
- nessun bisogno di rivolgersi al commercialista;
- nessun bisogno di inviarla all’Agenzia delle Entrate.
Al suo interno si trova una quotazione del prodotto/servizio e una descrizione con tutti i riferimenti per il successivo pagamento in forma informale.
senza IVA.
La fattura è un documento:
- con valore fiscale
- con la descrizione del prodotto/servizio venduto;
- con l’aliquota in base alla categoria di riferimento ;
- l’imponibile (prezzo con IVA e senza IVA).
I soggetti con partita IVA emettono la fattura, al cui interno si trovano le stesse indicazioni e dettagli presenti nella fattura proforma. La fattura attesta la conclusione del pagamento del prodotto o la prestazione di un servizio tra il cedente e l’acquirente.
Qual è la differenza tra fattura proforma, fattura fiscale e fattura elettronica?
I requisiti e le modalità di emissione della fattura elettronica sono le stesse di una fattura fiscale, anzi in verità più stringenti per combattere l’evasione.
La compilazione della fattura proforma sta diventando un passaggio preliminare alla conclusione dell’operazione commerciale sia per la fattura fiscale cartacea che per la fattura elettronica.
Dal 01/01/2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti i lavoratori autonomi, imprese commerciali o artigianali, tutti quanti titolari di Partita Iva. Nello specifico, ci si riferisce al B2B (Business-to-business) e il B2C (business to consumer).
La fattura elettronica è documento telematico, redatto in formato XML 7, viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate e spedito al destinatario.
Come fare fattura proforma
La fattura proforma non risponde a dettagliati requisiti fiscali, proprio in virtù della sua natura non definitiva. Non viene richiesto alcun vincolo di impaginazione e contenuti, sebbene sia consigliabile stilare un documento quanto più simile alla fattura fiscale. Questo modus operandi facilita la lettura e il controllo del documento da parte del cliente.
Vediamo di seguito come compilare una fattura proforma:
- Inserire la dicitura “fattura proforma” nella parte iniziale prima della sezione descrittiva
- Se si decide di usare una numerazione per la fattura proforma, questa non deve avere nulla in comune con la numerazione progressiva delle fatture fiscali
- Descrivere i servizi prestati o i beni venduti
- Riportare a piè di pagina la seguente dicitura standard: “Il presente documento non costituisce in maniera assoluta fattura ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 e quindi non genera esigibilità di imposta per il prestatore. Trattasi di documento emesso in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto (art.6, comma 2, del D.P.R. 642/72). Contestualmente al pagamento, verrà emessa regolare fattura con evidenziazione dell’IVA.”
Vantaggi della fattura pro forma
L’emissione della fattura proforma offre diversi vantaggi:
- In primis, la fattura pro-forma è un documento modificabile in qualsiasi momento, senza per questo dover rettificare altri documenti fiscali già emessi
- Il documento proforma non avendo fini fiscali permette al professionista o all’azienda di non pagare le imposte sull’imponibile, ovvero l’IVA. Questa possibilità limita le perdite nel caso in cui il compenso non dovesse essere saldato dal cliente.
- La fattura proforma rappresenta un sollecito per il cliente. Nella libera professione spesso gli imprenditori si trovano a dover rincorrere i clienti per sollecitarli e saldare quanto dovuto. La fattura proforma è un modo discreto ed elegante per ricordare le scadenze in corso.
Conclusioni
In conclusione possiamo ribadire che la fattura pro forma è un documento che permette di anticipare al cliente gli importi da pagare.
In questo modo gli adempimenti fiscali verranno versati solo al momento dell’incasso del denaro da parte del cliente finale. Il fornitore ha il vantaggio di una minore esposizione nel caso, per qualsiasi ragione, il cliente non pagasse quanto dovuto in modo puntuale.
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