Gestionale cloud: gestire l’azienda nell’era digitale

gestionale cloud

Il software gestionale è uno strumento strategico utilizzato da molte realtà aziendali, indipendentemente dal volume degli affari e dalla tipologia di business.

Un errore piuttosto comune è confondere i software gestionali con i software di contabilità. Questi ultimi sono programmi più limitati che vengono impiegati principalmente per adempiere agli obblighi di legge (calcolo dell’IVA, ritenute d’acconto, bilancio, libro giornale etc.). Nonostante la loro comprovata utilità, i software di contabilità non sono programmati per una gestione complessiva e integrata dei flussi di lavoro.

Di contro, il software gestionale è uno strumento completo e complesso che integra le diverse aree aziendali ottimizzando i processi produttivi, organizzativi e decisionali. Nell’era di internet il software gestionale acquisisce l’opzione cloud aumentando così la sua versatilità e abbassando notevolmente i costi per le aziende.

Indice

Software gestionale in cloud che cos’è

Chiarito il potenziale del software gestionale per quanto concerne l’organizzazione dei flussi di lavoro delle varie aree aziendali, vediamo cosa significa lavorare con un software gestionale in cloud.

Con il termine “cloud” si intende uno spazio virtuale di archiviazione dei dati aziendali in cui viene installato il software stesso. In questo modo in presenza di una connessione internet si potrà accedere ai dati gestionali da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, pc), in ogni momento e ovunque ci si trovi, senza dunque essere legati a un device specifico.

Software gestionali, come si sono evoluti?

Già a partire dagli anni Sessanta e Settanta vengono sviluppate le prime soluzioni di pianificazione e programmazione per il reperimento delle materie prime in funzione delle caratteristiche della produzione degli articoli finiti, del sistema produttivo e delle scorte disponibili in magazzino.

Siamo ancora lontani dal concetto moderno di software gestionale e dalle sue funzionalità, dobbiamo infatti aspettare gli anni Novanta per apprezzare i primi programmi integrati in grado di gestire l’intero processo aziendale.

In questo periodo i software vengono potenziati e arricchiti attraverso moduli applicativi orizzontali di supporto ai flussi di vendita non direttamente legati all’iter produttivo ovvero l’amministrazione e la gestione delle risorse umane.

L’implementazione di questi programmi impatta notevolmente le attività direzionali di pianificazione delle strategie, dell’analisi dei costi, di planning e controllo delle spese e le attività di reporting.

Lo sviluppo della rete internet e il suo crescente uso nelle realtà imprenditoriali ha permesso ulteriori innovazioni. La gestione dei processi aziendali non è più limitata all’interno dell’organizzazione, ma si espande su scala internazionale, interessando fornitori, clienti e partner commerciali.

Le caratteristiche di un gestionale in cloud

Un gestionale cloud ha il grande vantaggio della modularità. Si tratta della possibilità di creare un programma personalizzato di gestione in funzione delle esigenze aziendali.

Tutto questo si traduce in maggiore efficienza e competitività, concetti chiave di ogni realtà imprenditoriale. Più dettagliatamente, i software gestionali sono programmi espandibili che consentono di attivare solo le funzioni necessarie all’impresa. In tal modo si ottiene una soluzione “su misura” che razionalizza i costi e ottimizza la produttività.

Il software gestionale in cloud utilizza due tipi di moduli applicativi in funzione del tipo di attività che si svolge:

  • “orizzontali”, creati per una specifica utilità e adattabili alle comuni esigenze di imprese appartenenti a settori diversi. Questi applicativi hanno dunque una specifica utilità ma impiegabile in diverse aree: logistica, gestione turni di lavoro, magazzino, buste paga etc.
  • “verticali”, moduli applicativi creati per una specificità ma che non sono adattabili a tutti i settori. I software verticali sono quelli sviluppati per la gestione delle prenotazioni alberghiere, dei cantieri edilizi, delle imprese manifatturiere, dei prodotti farmaceutici e via dicendo.

Il software gestionale cloud offre inoltre l’opportunità di poter lavorare fuori sede, accedere ai dati e gestire i flussi da diversi dispositivi senza essere presenti in sede. Tutto questo è possibile perché il software viene esternalizzato ovvero la gestione dell’hardware e del software stesso viene affidata a un server provider, che si fa carico di tutti i costi e gli aggiornamenti. L’azienda dovrà solo pagare un canone per i servizi di cui intende usufruire.

Software in cloud VS software on premise

I software in cloud sono diventati molto popolari negli ultimi anni, grazie alle garanzie di funzionalità e alla loro flessibilità.

Una soluzione alternativa al software in cloud è il modello on premise, software acquistati o noleggiati e installati sui server aziendali nel proprio ambiente IT, senza accesso in cloud. Il termine “on premise” significa appunto “in loco” o “nella propria sede”. 

Il licenziatario utilizza il software nel proprio data center su hardware di proprietà o noleggiato e si prende carico di tutti i costi relativi all’utilizzo del software (aggiornamenti, implementazione, back up, eventuali aumenti delle spese di licenza etc.).

Nell’ultimo decennio l’utilizzo del software on premise è in costante calo.

Il modello in cloud risulta meno costoso e più innovativo per la facilità di gestione priva di vincoli logistici e strumentali.

Esistono tuttavia alcuni vantaggi nell’uso del modello on premise

  • I dati sono controllati e gestiti solo dal licenziatario
  • Nessun accesso da parte di terzi al data center
  • Pagamento una tantum per l’utilizzo del software

Perché usare un gestionale cloud

Il gestionale cloud offre evidenti vantaggi alle aziende, che vogliamo di seguito riepilogare per chiarezza:

  • Costi operativi mensili/annuali contenuti e programmabili. La scelta del software in cloud consente di ridurre i grandi investimenti di avvio, organizzazione e manutenzione dell’infrastruttura hardware necessaria, che rimarranno in carico al fornitore del servizio.
  • Accesso alla gestione sempre e ovunque. In presenza di connessione internet accedi sempre e ovunque con i tuoi dispositivi ai dati gestionali della tua azienda, condividi file e interagisci con i collaboratori.
  • Software sempre aggiornato. Il fornitore di servizi provvede al costante aggiornamento dei sistemi, servizio incluso nella quota di abbonamento.
  • Sicurezza dei dati garantita. Sebbene esista ancora qualche perplessità riguardo alla gestione in piena sicurezza dei dati, i software in cloud hanno raggiunto livelli altissimi di sicurezza di accesso e mantenimento dell’infrastruttura. 
  • Facilità di utilizzo. L’interfaccia intuitivo del software gestionale in cloud permette la massima operatività in pochissimo tempo: nessun impatto sulla produttività, dati sempre disponibili agli utenti, immediatezza delle comunicazioni e dei report. 

In conclusione possiamo affermare che l’utilizzo del software gestionale in cloud è una soluzione innovativa e poco costosa per rendere l’azienda ancora più moderna e competitiva.

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