Registri contabili elettronici, quali le regole?
Tutti gli imprenditori che svolgono un’attività commerciale, ai fini civili (articolo 2214 del codice civile) e fiscali (articoli da 13 a 22 del DPR n. 600/73) sono obbligati a tenere una serie di registri e libri contabili di diversa tipologia.
L’obiettivo, in linea generale, è monitorare in modo puntuale e accurato tutte le operazioni economiche e finanziarie svolte dal commerciante e, allo stesso tempo, dimostrare la trasparenza dell’attività svolta.
In particolare, vi è la doppia possibilità di registrare tutti i dati e le informazioni in modo cartaceo o elettronico.
Nell’articolo di oggi incentreremo la nostra analisi sui registri contabili elettronici, approfondendo anche le ultime importanti novità in merito.
Ma partiamo dal principio.
Quali sono i registri contabili obbligatori?
Di seguito elenchiamo tutti i libri e registri contabili obbligatori, secondo l’art.14 del D.P.R. 600/73:
- Il libro giornale, in cui riportare giornalmente tutte le operazioni commerciali, con relativa data, descrizione e importo;
- Il libro degli inventari, da redigere alla costituzione dell’impresa e alla fine di ogni periodo amministrativo con informazioni riguardanti l’inventario, lo stato patrimoniale, il conto economico e la consistenza dei beni aziendali;
- Il libro delle scritture ausiliarie, o mastro dei conti, in cui riportare i movimenti effettuati suddivisi per schede;
- I registri IVA, con registro delle fatture emesse (articolo 23 DPR n. 633/72), registro dei corrispettivi (articolo 24 DPR n. 633/72) e il registro degli acquisti (articolo 25 DPR n. 633/72);
- Il registro dei beni ammortizzabili, richiesto a livello fiscale e non civile, in cui indicare, per ogni bene o immobile, dati relativi ai costi, variazioni di prezzo e valore e periodo di acquisizione;
- Il registro delle scritture ausiliarie di magazzino, da compilare se l’attività supera la soglia di 5.164.568,99€ di ricavo per esercizio e di 1.032.913,80€ di rimanenze finali.
Come accennato nell’introduzione, i registri contabili possono essere tenuti anche in formato elettronico.
In base all’art.7 co. 4-quarter del D.L. n. 357/947, i registri contabili elettronici sono del tutto regolari anche in mancanza del formato cartaceo a patto che, in caso di accesso, ispezione o verifica degli organi preposti il formato elettronico sia stampato su richiesta e risulti sempre aggiornato.
Quando si stampano i registri contabili?
Con la risoluzione n.16 del 28 marzo 2022, l’Agenzia delle Entrate afferma che i registri contabili elettronici:
“ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica”.
Ciò significa che, all’interno delle tempistiche sopra indicate, i registri contabili cartacei sono necessari solo se richiesti dagli organi di controllo preposti in sede di accesso, ispezione o verifica.
Conservazione dei registri contabili: le ultime novità
Nessun cambiamento in materia di conservazione dei registri contabili, per la quale si continua a fare riferimento al decreto del 17 giugno 2014, in sostituzione del precedente 23 gennaio 2004 in cui si afferma che tutti i documenti rilevanti ai fini tributari debbano:
- rispettare le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità;
- essere conservati in modo da rispettare le norme tributarie, del codice civile e l’insieme delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale;
- essere conservati in modo tale da consentire determinate funzioni di ricerca riguardanti, ad esempio, il nome e cognome, la denominazione, il codice fiscale e la partita IVA.
Inoltre, l’Agenzia delle Entrate specifica che il processo di conservazione può considerarsi concluso solo dopo l’apposizione di un riferimento temporale eseguito da terzi sul pacchetto di archiviazione.
Quali registri elettronici devono essere bollati?
All’interno dell’articolo 16, Parte I della Tariffa allegata al D.P.R. n. 642/72, l’imposta di bollo è obbligatoria per la tenuta di:
- libro giornale e libro degli inventari, ex articolo 2214 comma 1 c.c.19;
- libri sociali obbligatori, ex articolo 2421 comma 1 c.c.20;
- ogni altro libro o registro definito da apposite normative.
Se si parla invece di registri contabili elettronici, l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta del libro giornale e del libro inventario.
Conclusioni
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